Interessenten betreuen, Einheiten verkaufen, den Vertrieb auswerten

Vom ersten Anruf bis zum Notartermin

Ein Bauträger verkauft eine begrenzte Zahl von Einheiten je Projekt, oft vor Baubeginn. Anfragen kommen über Portale, die eigene Website, Messen, Anzeigen oder Empfehlungen. In kanbau stehen Interessent, Einheit und Verkaufsvertrag in einem System, deshalb gibt es einen Vertriebsstand statt drei Listen.

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• Anfrage Import, REST-Schnittstelle oder von Hand.
• Einordnen Status, Medium, Suchprofil, Verkäufer.
• Exposé je Projekt mit Versanddatum.
• Besichtigung mit Termin, Verkäufer und Status.
• Reserviert Verkaufsvertrag reserviert, Einheit reserviert.
• Verkauft Vertrag beauftragt, Einheit verkauft.

1. Die Anfrage kommt rein

Bestehende Listen und Portalanfragen übernehmen Sie per CSV oder Excel; für die laufende Übernahme aus Website oder Portal gibt es einen REST-Endpunkt, der auch Quelle und externe Kennung mitnimmt. Beim Import ist die E-Mail-Adresse der Anker: Ein vorhandener Interessent wird aktualisiert statt doppelt angelegt. Legen Sie einen Interessenten von Hand an, zeigt „Ähnliche Interessenten“ mögliche Dubletten über Name, Anschrift, E-Mail und Telefon. Welchen Status und welche Tags ein neuer Interessent erhält, legen Sie in den Unternehmenseinstellungen unter „CRM und Vertrieb“ fest.

2. Interessenten einordnen und betreuen

Jeder Interessent hat einen Status, zum Beispiel A bis D, und eine freie Klassifizierung. Dazu kommen Medium, Lage, Preisstaffel, Altersgruppe und Eigenkapital als Selbstauskunft; die Auswahlwerte pflegen Sie über Systemgruppen. Das Suchprofil hält Preis, Wohnfläche und Zimmer jeweils von–bis fest, das Motiv den Anlass der Suche.

Im Abschnitt „Betreuung und Schutz“ stehen der zuständige Verkäufer und der Kundenschutz: Geschützt von und bis halten fest, wie lange der Interessent diesem Verkäufer zugeordnet ist. Ab dem Tag der Wiedervorlage erscheint der Interessent in den anstehenden Aufgaben, im Paket Advanced auch im Kalender des Verkäufers.

3. Einheit zuordnen, Exposé versenden, besichtigen

Unter „Projekte“ ordnen Sie dem Interessenten Projekte und Einheiten zu, markieren die bevorzugte und tragen je Projekt den Exposé-Versand oder eine Absage mit Grund ein. Das Datum „Exposé versendet“ am Interessenten leitet kanbau daraus ab. Besichtigungen erfassen Sie mit Termin, Verkäufer und Status geplant, stattgefunden oder abgesagt; die letzte nicht abgesagte Besichtigung steht im Kontaktverlauf.

Welche Einheiten noch frei sind, zeigen die Projekteinheiten mit ihrem Status wartend, offen, reserviert, verkauft oder vermietet. Die öffentliche Preisliste stellt denselben Stand per Link ohne Anmeldung bereit, mit Gültigkeit, PDF-Download und eigener Gestaltung. Exposés je Einheit überträgt kanbau an ImmoScout24 und per OpenImmo an Portale wie Immowelt (Advanced).

4. Reservierung und Verkaufsvertrag

Mit dem Verkaufsvertrag wird aus dem Interessenten ein Käufer. Ist der Vertrag reserviert, steht die Einheit auf reserviert; ist er nach dem Notartermin beauftragt, steht sie auf verkauft. Gibt der Vertrag die Einheit frei, ist sie wieder offen. Für jede dieser Phasen legen Sie fest, welchen Status und welche Tags Interessent und Adresse erhalten. Wie aus dem Vertrag Raten nach MaBV und Rechnungen werden, zeigt MaBV-Ratenplan und Verkaufsverträge; die Raten fließen in die Liquiditätsplanung.

Vertriebsverlauf auswerten

Für die Geschäftsführung zählt am Monatsende: Wie viele neue Kontakte gab es, wie viele davon haben besichtigt, was wurde reserviert und verkauft? Der Vertriebsverlauf im Projektcontrolling beantwortet das aus den Daten, die der Vertrieb ohnehin pflegt.

Fünf Kennzahlen je Zeitabschnitt

Der Vertriebsverlauf zählt fünf Ereignisse:

• Erstkontakt: das Datum des Erstkontakts, ohne Eintrag das Anlagedatum des Interessenten.
• Besichtigung: jede eingetragene Besichtigung mit Datum.
• Reserviert: der Reservierungstermin im Verkaufsvertrag.
• Verkauft: der Notartermin eines beauftragten Verkaufsvertrags.
• Storniert: Absagen am Interessenten und stornierte Verträge.

Sie wählen das Intervall, täglich bis jährlich, den Zeitraum und die Projekte. Das Säulendiagramm zeigt die Entwicklung, Kacheln die Summen im Zeitraum. Mit „Dashboard aktualisieren“ rechnet kanbau die Zahlen neu, und die Ansicht lässt sich drucken.

• Erstkontakt: 62 neue Interessenten von Januar bis Juni.
• Besichtigung: 27 eingetragene Besichtigungen im selben Zeitraum.
• Reserviert: 8 Verkaufsverträge mit Reservierungstermin.
• Verkauft: 5 beauftragte Verträge mit Notartermin.

Die Kennzahlen zählen Ereignisse im gewählten Zeitraum. Ein Verkauf im Juni kann auf einen Erstkontakt im Vorjahr zurückgehen.

Welche Quelle bringt Abschlüsse?

Jede Kennzahl trägt die Merkmale des Interessenten. Die Tabellen darunter zeigen die Anzahl je Medium, Lage, Preisstaffel, Altersgruppe, Status, Klassifizierung und Verkäufer. Filtern Sie auf „Verkauft“, sehen Sie, aus welchem Medium die Käufer kamen; filtern Sie auf ein Medium, sehen Sie dessen Verlauf über die Monate. So vergleichen Sie, was eine Messe oder eine Anzeigenserie an Kontakten und an Abschlüssen gebracht hat.

• Internetwerbung: 2 Verkäufe bei 24 Erstkontakten.
• Messe: 2 Verkäufe bei 12 Erstkontakten.
• Zeitung: 1 Verkauf bei 17 Erstkontakten.
• Telefonakquise: kein Verkauf bei 9 Erstkontakten.

Wo springen Interessenten ab?

Sagt ein Interessent ab, tragen Sie Datum und Grund ein, für den Interessenten oder je Projekt. Die Tabelle „Absagegrund“ zählt diese Gründe im Zeitraum. Häufen sich Gründe wie Preis, Lage oder Finanzierung, sehen Sie das, bevor die nächste Preisliste oder Kampagne steht. Die Absagegründe pflegen Sie selbst als Systemgruppe.

Für wen das Immobilien-CRM gedacht ist

Das Modul richtet sich an Bauträger und Projektentwickler, die Wohnungen, Häuser oder Stellplätze selbst oder mit Maklern vertreiben und mehrere Projekte parallel im Verkauf haben. Der Vertrieb arbeitet mit Interessenten und Einheiten, die Geschäftsführung sieht denselben Stand im Vertriebsverlauf. Die Einheiten gehören zum Projekt, das auf dem angekauften Grundstück aufbaut, siehe Grundstücksverwaltung. Interessenten verwalten Sie im Paket Standard; Projekteinheiten, Immobilienportale und das Controlling mit dem Vertriebsverlauf gehören zum Paket Advanced. Die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu – Pakete und Preise anfragen.

Aus der Praxis

„Wir steuern den Verkauf, die Erlöse und die gesamte Vertragsabwicklung.“

Manuel Fritz von der FUXZONE Projektentwicklung GmbH, im Referenzinterview mit FUXZONE.

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