Digitales Bautagebuch für Bauträger: Begehung, Grundriss, Mangel und Einbehalt

Was Ihre Bauleitung auf der Baustelle sieht, steht am Abend im System

Bei einem Bauträger hängt an jeder Begehung mehr als ein Protokoll: Ein Riss in der Wand ist ein Mangel, ein Mangel hat einen Verursacher, und der Verursacher schickt nächste Woche seine Abschlagsrechnung. Im Bautagebuch von kanbau ist das ein Weg ohne Medienbruch – von der Begehung über den Mangel bis zum Einbehalt. Mehr zur Dokumentation auf der Baustelle lesen Sie im Beitrag Bautagebuch und Baustellendokumentation.

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• Begehung Datum, Wetter, Fotos und Beteiligte.
• Eintrag im Protokoll, auf Wunsch mit KI-Vorschlag.
• Verorten als Marker im Grundriss des Geschosses.
• Mangel mit Einkaufsvertrag, Fotos und erster Frist.
• Einbehalt mindert die Eingangsrechnung des Nachunternehmers.
• Erledigt Marker wechselt die Farbe, der Abzug lässt sich aussetzen.

1. Begehung anlegen: Wetter, Beteiligte, Fotos

Sie wählen das Projekt, Datum und Erfasser sind vorbelegt. Das Wetter ruft kanbau für den Projektstandort ab; auf Wunsch holen Sie es für Ihren aktuellen Standort neu. Schlagworte wie „Baustellenbegehung“, „Wohnungsabnahme“ oder „Gewährleistung“ ordnen die Begehung ein. Dazu kommen besondere Vorkommnisse und Veranlassungen, allgemeine Notizen, anwesende Firmen mit Personal, Geräte, Zählerstände und Schlüssel. Über Zusatzinfos verknüpfen Sie den Verkaufsvertrag einer Wohnung. Fotos nehmen Sie mit der Kamera des Geräts auf, weitere Dateien hängen Sie an. Rückfragen klären Sie in den Kommentaren an der Begehung.

2. Die KI hilft beim Erfassen

Mit der KI-Analyse sprechen Sie den Rundgang ein oder laden Fotos, ein PDF oder einen Text hoch. Die KI ordnet die Inhalte: Protokolleinträge, anwesende Firmen, Material, Wetter und Notizen. kanbau fügt sie der Begehung hinzu, Sie prüfen und bearbeiten sie dort.

Für einen einzelnen Eintrag wertet die KI Text, Diktat und Fotos aus, schlägt eine sachliche Beschreibung vor und erkennt, ob es um einen Mangel, einen Schaden oder eine Restarbeit geht. Der Vorschlag wird erst übernommen, wenn Sie ihn bestätigen. Die KI-Analyse setzt die nutzungsabhängige KI-Unterstützung voraus; mehr dazu auf der Seite KI-Assistent.

3. Einträge auf dem Plan verorten

Grundrisse laden Sie im Projekt als PDF oder Bild hoch, je Geschoss und mit Planständen. In der Begehung wählen Sie den Plan und setzen einen Eintrag per Rechtsklick oder Antippen direkt an die Stelle. Bestehende Einträge ohne Verortung hängen Sie im selben Menü an. Jeder Eintrag wird zum nummerierten Marker; seine Farbe zeigt den Stand des Mangels. Im gedruckten Protokoll steht zu jedem verorteten Eintrag ein Ausschnitt aus dem Grundriss. So findet die Firma die Stelle ohne Rückruf.

4. Aus dem Eintrag wird ein Mangel

Einen Eintrag kennzeichnen Sie als Mangel und wählen den Einkaufsvertrag des Nachunternehmers, der nachbessern muss. Sind Mängel gekennzeichnet, aber noch nicht übertragen, weist kanbau darauf hin. Mit „Mängel synchronisieren“ entsteht daraus ein Datensatz im Mängelmanagement. Er übernimmt Text, Projekt, Fotos und Verortung, den Verursacher mit Gewerk aus dem Einkaufsvertrag und eine erste Frist nach Ihrer Voreinstellung.

Im Mängelmanagement benachrichtigen Sie die Firma per E-Mail, verfolgen die zweite Frist und setzen den Status. Der Status wirkt zurück: Wird der Mangel erledigt, wechselt der Marker im Plan die Farbe. Mängel aus Gewährleistungsbegehungen laufen denselben Weg, siehe Gewährleistung.

5. Mängeleinbehalt in der Eingangsrechnung

Am Mangel hinterlegen Sie einen Einbehalt. Ist „Einbehalt vom Vertrag abziehen“ aktiv, rechnet kanbau die Summe dieser Einbehalte in jede Eingangsrechnung zum Einkaufsvertrag als Mängeleinbehalt ein. Er geht von der Prüfsumme ab, bevor die vertraglichen Abzüge folgen. Wie die übrige Summenrechnung aussieht, zeigt die Seite Bau-Faktura.

• Prüfsumme dieser Rechnung, netto: 48.000 € anerkannte Leistung.
• Mängeleinbehalt: − 1.500 € aus dem Mangel „Riss in der Trockenbauwand“.
• Summe nach Mängeleinbehalt: 46.500 € danach folgen die vertraglichen Abzüge.

Die Zahlen sind Beispieldaten. Setzen Sie den Mangel auf erledigt, fragt kanbau, ob der Abzug künftig ausgesetzt werden soll. Bis dahin taucht der Einbehalt bei jeder Rechnung des Nachunternehmers wieder auf, ohne dass jemand daran denken muss.

6. Protokoll, Unterschrift und Übersicht

Vor dem Versand zeigt eine Vorschau das Protokoll. Sie wählen, ob Fotos und Grundrissausschnitte enthalten sind und ob nur der Mängelbericht ausgegeben wird. Die Beteiligten unterschreiben auf dem Gerät. Das Protokoll geht als PDF per E-Mail hinaus und liegt als PDF/A an der Begehung, nachvollziehbar dokumentiert. Für Wohnungsabnahmen erzeugt kanbau ein Abnahmeprotokoll mit Abnahmeerklärung; eine eigene Vorlage ist möglich.

Die Übersicht zeigt alle Begehungen als Liste oder als Kacheln, mit Datum, Wetter, Zahl der Einträge, Projekt und Schlagworten. Filter nach Zeitraum, Projekt, Benutzer und Schlagwort grenzen die Auswahl ein, die Volltextsuche findet einzelne Einträge.

Das Bautagebuch gehört zum Paket Standard. Die Konditionen der KI-Unterstützung stehen in der Preisliste – fordern Sie sie an.

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