Rechnungsfreigabe im Workflow: Jeder Beleg hat einen nächsten Schritt

Warum Freigaben im System laufen sollten

Eine Abschlagsrechnung eines Nachunternehmers geht im Bauträgerbüro selten einen geraden Weg. Sie kommt per E-Mail, geht zur Bauleitung, zurück an die Buchhaltung und wartet auf die Geschäftsführung. Wer wissen will, wo sie steht, fragt nach.

In kanbau läuft dieser Weg in einem System: Das Postfach nimmt die Rechnung an, ein Board führt sie durch die Prüfschritte, und jeder Schritt steht im Verlauf. Der Stand einer Rechnung ist damit eine Abfrage, keine Recherche.

Ein Board je Ablauf

Ein Workflow ist in kanbau ein Kanban-Board. Die Spalten sind die Arbeitsschritte, etwa Erfassung, Technische Prüfung, Freigabe Controlling und Buchhaltung. Die Karten sind die Vorgänge: eine E-Mail aus dem Postfach, eine Eingangsrechnung oder eine freie Aufgabe. Aus der Karte heraus legen Sie eine Eingangsrechnung, Versicherung oder Bürgschaft an oder verknüpfen einen bestehenden Datensatz, zum Beispiel einen Einkaufsvertrag oder einen Mangel.

Für jeden Ablauf legen Sie ein eigenes Board an: eines für die Rechnungsprüfung, eines für Versicherungen, eines für Vergaben. Eine Karte zeigt Titel, Projekt, Frist, Anhänge, Bearbeiter und gelbe Notizen wie „Skonto bis Freitag beachten“. Statt der Spalten können Sie das Board auch als Tabelle ansehen.

Ist eine Karte mit einer Eingangsrechnung verknüpft, führt die Rechnung: Belege, Stempel und Kommentare der Karte gehen an die Rechnung und bleiben dort, auch wenn die Karte später archiviert wird. Erledigte Karten legt eine Ablage-Spalte automatisch ins Archiv.

Wer ist dran: Bearbeiter, Fristen und „Was gibt es zu tun?“

Jede Karte hat Bearbeiter. Die Spalte trägt sie beim Eintritt selbst ein:

• Feste Benutzer, zum Beispiel die Buchhaltung.
• Projektrollen, zum Beispiel die Bauleitung des jeweiligen Projekts. So brauchen Sie nicht für jedes Projekt ein eigenes Board. Ist die Rolle nicht intern besetzt, springen Ersatz-Benutzer ein.

Die Frist setzt die Spalte als Anzahl Tage oder übernimmt sie aus der Rechnung, nämlich die Fälligkeit oder die Skontofrist. Auf der Karte wird die Frist gold, wenn sie in höchstens zwei Tagen abläuft, und rot, wenn sie überschritten ist. Auf Wunsch bekommen die Bearbeiter eine E-Mail.

Für die tägliche Arbeit gibt es die Liste „Was gibt es zu tun?“. Sie sammelt über alle Boards und Projekte die Karten, bei denen Sie im aktuellen Schritt zuständig sind – mit Projekt, Firma, Betrag und Kommentar. Über Zurück und Weiter in der Zeile reichen Sie den Vorgang weiter, ohne das Board zu öffnen. Danach erscheint er bei der Person, die im nächsten Schritt dran ist.

In den Board-Einstellungen legen Sie fest, wer Karten ändern darf: alle, die das Board sehen, oder nur die zugewiesenen Bearbeiter. Karten zu Projekten ohne Projektrechte sind ausgeblendet. Spalten und Aktionen richten nur Administratoren, Inhaber und Benutzer mit dem Recht „Erhöht“ ein.

Regeln je Spalte: was beim Verschieben passiert

Jede Spalte hat Aktionen. Sie lösen aus, wenn eine Karte in die Spalte kommt, sie verlässt oder geändert wird:

• Bearbeiter zuweisen oder entfernen, fest oder über die Projektrolle,
• Frist setzen oder löschen und E-Mail an die Zuständigen senden,
• Spaltenfunktion festlegen, etwa „Rechnung prüfen (mit Statusaktualisierung)“: Die Prüfsumme aus der Spalte wird an der Rechnung eingetragen, die Rechnung steht danach auf „geprüft“. Weitere Funktionen sind „Bankverbindungen prüfen“ und „Rechnung bezahlen bzw. anweisen“,
• stempeln, von Hand oder automatisch (Paket Advanced),
• Druckdatei anhängen aus einer Druckvorlage (Paket Advanced), Protokolleintrag an den Datensatz schreiben und archivieren,
• Externe Prüfung starten und kanlauf beauftragen – dazu unten mehr.

Bedingungen: ab Betrag X durch das Controlling

Viele Aktionen lassen sich an eine Bedingung knüpfen. Eine Bedingung ist eine kleine Formel mit Angaben der Karte: Rechnungssumme brutto oder netto, Rechnungsart, Status, Gewerk, Projekt, Mandant oder Summe des Einkaufsvertrags.

Das typische Beispiel ist das Vier-Augen-Prinzip ab einem Betrag. An der Spalte „Freigabe Controlling“ hinterlegen Sie zwei Regeln:

• Reihenfolge erzwingen, wenn die Rechnungssumme brutto mindestens 10.000 € beträgt: Solche Rechnungen dürfen diesen Schritt nicht überspringen.
• Einfügen verbieten, wenn sie darunter liegt: Kleinere Rechnungen gehen direkt zur Buchhaltung.

Gerechnet wird mit der Prüfsumme, sobald eine eingetragen ist, sonst mit der Belegsumme. Kürzt die Bauleitung eine Rechnung von 12.400 € auf 9.800 €, muss sie nicht mehr durchs Controlling. Bevor eine Karte tatsächlich wandert, spielt kanbau den Wechsel in einem Probelauf durch. Lehnt eine Regel ab, bleibt die Karte stehen, und Sie sehen den Grund.

Externe Prüfer: Prüfmappe mit Einmalcode per E-Mail

Oft prüft kein eigener Mitarbeiter, sondern ein externer Bauleiter oder Architekt. Er braucht dafür kein kanbau-Konto. Die Aktion „Externe Prüfung starten“ schickt die Belege der Karte in seine Prüfmappe. Wer prüft, kommt aus den extern besetzten Projektrollen – vorgegeben ist der Bauleiter – oder aus fest hinterlegten Personen.

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• Karte kommt in die Prüfspalte die Belege gehen in die Prüfmappe.
• E-Mail mit Link an den externen Prüfer, mit Frist.
• Code anfordern sechsstellig, per E-Mail, zehn Minuten gültig.
• Prüfen Beleg ansehen, stempeln, freigeben oder ablehnen.
• Karte wandert weiter bei Freigabe vorwärts, bei Ablehnung zurück.

Der Link gilt so lange, wie Sie es festlegen, ohne Angabe 30 Tage. Bei mehreren Prüfern bestimmen Sie, ob alle freigeben müssen oder einer genügt. Auf Wunsch muss der Prüfer jedes PDF mit einem Firmenstempel versehen, bevor er freigibt, und darf eigene Dateien hochladen. Eine Ablehnung braucht eine Begründung. Freigabe, Ablehnung und Bemerkungen stehen unveränderlich im Verlauf der Karte; die Karte wandert in die Zielspalte, ohne Angabe in die nächste bzw. vorige.

An der Karte sehen Sie, seit wann die Prüfung läuft. Sie können den Link erneut senden, erinnern oder die Prüfung zurückziehen. Wer die Karte in die Prüfspalte geschoben hat, behält sie in „Was gibt es zu tun?“, bis die Prüfung abgeschlossen ist.

Kopplung an kanraum

Jeder externe Prüfer belegt einen Datenraum-Platz, solange seine Prüfung offen ist. Dieselbe E-Mail-Adresse zählt nur einmal; abgeschlossene, zurückgezogene oder abgelaufene Prüfungen geben den Platz wieder frei. Die Plätze kommen aus den Datenraum-Lizenzen von kanraum, dem Datenraum für Partner außerhalb Ihres Hauses.

kanlauf als Mitarbeiter in einer Spalte

Manche Arbeitsschritte sind Routine: eine Rechnung erfassen, sie gegen den Auftrag halten, fehlende Angaben anfordern. Solche Schritte kann kanlauf, der KI-Agent von kanbau, übernehmen. Sie hängen dazu an die Spalte die Aktion „Agent beauftragen“ und schreiben eine Anweisung in eigenen Worten, zum Beispiel: „Erfasse die Rechnung aus dem Anhang und prüfe sie gegen den Einkaufsvertrag.“

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• Karte kommt in die Spalte die Aktion beauftragt kanlauf mit Ihrer Anweisung.
• kanlauf arbeitet im Namen der hinterlegten Person, mit Belegen und Projekt der Karte.
• Rückfrage fehlt eine Angabe, fragt kanlauf die Person.
• Ergebnis Zusammenfassung im Verlauf der Karte.
• Weiter bei Erfolg oder Problem in die gewählte Spalte.

Wichtig sind drei Punkte:

• Rechte: kanlauf arbeitet im Namen einer festen Person und darf nie mehr als sie. Administratorrechte gehen nie auf kanlauf über. Andere Personen als sich selbst tragen nur Administratoren und Inhaber ein.
• Rückfrage statt Raten: Fehlt ein Lieferant, ein Projekt oder eine Entscheidung, fragt kanlauf nach, statt etwas anzunehmen. Ob kanlauf ein Werkzeug frei nutzen darf oder vorher Ihre Freigabe braucht, stellen Sie in kanlauf je Werkzeug ein.
• Nachvollziehbar: Am Spaltenkopf und an der Karte zeigt ein Abzeichen, dass kanlauf arbeitet. Jeder Schritt steht im Verlauf, als Verfasser die hinterlegte Person mit dem Zusatz „über KI-Agent“.

Voraussetzung sind die Erweiterungen MCP-Schnittstelle und KI-Unterstützung sowie eine Verbindung zu kanlauf.

Postfach und KI: von der E-Mail zur Karte im Board

Postfächer

Sie legen beliebig viele Postfächer an, persönlich oder für das ganze Unternehmen. Gefüllt werden sie über E-Mail-Konten per IMAP – für Office365 und Google mit OAuth2 –, aus DocuWare, per Upload oder über die Schnittstelle für Scan-Apps. Neben dem Posteingang gibt es unter anderem Ordner für markierte Mails, Wiedervorlage, Geplant, Werbung und Archiv. Einträge erhalten Labels und ein Projekt und lassen sich mit Verträgen, Rechnungen oder Mängeln verknüpfen. Über den Bereich Workflows übergeben Sie eine E-Mail von Hand an ein Board und wählen die Zielspalte.

KI-Vorschläge im Postfach

Mit der KI-Unterstützung analysiert kanbau E-Mails samt Anhängen – je Postfach automatisch beim Abruf oder nur auf Knopfdruck. Das Ergebnis ist ein Vorschlag: eine Einordnung wie „Eingangsrechnung“ oder „Einkaufsvertrag“ mit der Sicherheit der KI, eine Zusammenfassung, ein Betreff zum Übernehmen und passende Aktionen.

• E-Mail im Postfach Text, Absender und Betreff.
• Anhänge Rechnungen liest die Belegerkennung von kanbau schon während der Analyse aus.
• Frühere Entscheidungen angenommene, abgelehnte und korrigierte Vorschläge in diesem Postfach.
• Anweisungen an den Workflows zum Beispiel „Eingangsrechnungen für Bauleistungen über 5.000 €“.
• Projekte und Labels die vorhandenen Projekte und die Labels des Postfachs.
• Vorschlag zum Bestätigen Einordnung, Betreff und Aktion – Sie nehmen an oder lehnen ab.

Vorgeschlagen werden diese Aktionen: Label setzen, Projekt zuordnen, Rechnung erfassen (mit oder ohne Workflow), Einkaufsvertrag anlegen und Verkaufsvertrag anlegen. Bei „Rechnung erfassen und Workflow starten“ startet nach Ihrer Bestätigung die Karte im vorgeschlagenen Board, dann öffnet die Rechnungserfassung im Kontext der Karte. Läuft an der Mail schon ein Workflow, startet die KI keinen zweiten.

Damit die KI das richtige Board trifft, hinterlegen Sie an jedem Workflow eine kurze Anweisung, wann er passt. Workflows, die nie vorgeschlagen werden sollen, nehmen Sie von den KI-Vorschlägen aus. Das KI-Fenster zeigt, was berücksichtigt wurde – gelesene Anhänge, frühere Entscheidungen, geprüfte Workflows –, dazu Modell und Tokens. Jede Analyse wird nach Verbrauch abgerechnet. Mehr zu den KI-Funktionen unter KI in kanbau.

Aufgaben und Akten

Aufgaben gibt es mit Checklisten, Unteraufgaben, Vorlagen und als Serienaufgaben. Die Fälligkeit kann kanbau projekt- oder aufgabenbezogen berechnen, nach Kalender- oder Werktagen.

Müssen Dokumente unterschrieben oder ausdrücklich freigegeben werden, legen Sie eine Akte an. Interne oder externe Beteiligte erhalten die Dokumente zum Unterschreiben, Freigeben, Ansehen oder Hochladen. Der Zugang läuft über einen persönlichen Link mit Einmalcode per E-Mail, auf Wunsch zusätzlich mit Zugangscode. Jeder Schritt steht im Beweisprotokoll. Die externe Prüfung im Workflow nutzt denselben Mechanismus.

Zusammenspiel mit der Rechnungsprüfung

Prüfverlauf und Kommentare stehen an der Eingangsrechnung. Die externe Prüfung lässt sich auch direkt an der Rechnung starten, mit bis zu zehn Prüfern. Nach der Freigabe folgt die Zahlung über SEPA-Datei oder Online-Überweisung. Den vollständigen Weg beschreiben wir unter Belegbearbeitung und Rechnungsprüfung.

Sie möchten sehen, wie Ihr Freigabeprozess als Board aussieht? Sprechen Sie uns an – wir bauen ihn in einer Vorführung mit Ihnen nach.

Aus der Praxis

„Aktuell liegt unser Fokus insbesondere auf der Optimierung der Workflows in der Belegbearbeitung sowie auf einer konsequenten Kostenkontrolle.“

Lennart Kehler von der Projekte Deutschland.Immobilien GmbH, im Referenzinterview mit Deutschland.Immobilien.

Genannte Produktnamen sind Marken der jeweiligen Inhaber.