Urlaubs- und Fehlzeitenplanung für Bauträger: Anträge, Urlaubskonto und Teamkalender

Urlaub planen ohne Liste an der Bürowand

Bei einem Bauträger fällt jede Abwesenheit auf: Fehlt die Bauleitung, fehlt jemand auf der Baustelle; fehlt die Verwaltung, bleiben Rechnungen liegen. Die Fragen sind immer dieselben: Wer ist in der Woche vor der Abnahme da? Wer vertritt? Wie viele Tage hat jemand noch? kanbau beantwortet sie aus einem Datenstand – dem Personalstamm, dem Arbeitskalender und den Fehlzeiten. Dieselben Daten nutzt die Zeiterfassung für das Soll.

Antrag und Genehmigung

Jeder Mitarbeiter beantragt seinen Urlaub selbst, über das Symbol in der Kopfleiste. Ein Recht auf die Fehlzeitenverwaltung braucht er dafür nicht, nur ein Benutzerkonto, das mit seinem Mitarbeiterdatensatz verknüpft ist.

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• Beantragen Zeitraum, halber erster oder letzter Tag, optional eine Vertretung.
• Vorschau Arbeitstage, Überschneidungen und ob die Vertretung selbst fehlt.
• Benachrichtigen Der Vorgesetzte erhält sofort eine E-Mail mit dem Antrag.
• Entscheiden Genehmigen oder ablehnen – eine Ablehnung braucht eine Begründung.
• Bestätigen Die Bestätigung geht an Mitarbeiter, Vorgesetzten und Personalverwaltung, bei Urlaub mit Schreiben als PDF.

Entscheiden darf der im Personalstamm hinterlegte Vorgesetzte oder die Personalverwaltung. Über den eigenen Antrag entscheidet niemand selbst. Ist kein Vorgesetzter hinterlegt, geht der Antrag an die Personalverwaltung und ersatzweise an die Geschäftsführung – liegen bleibt er nicht. Die benannte Vertretung erhält ebenfalls eine Nachricht.

Ein Antrag durchläuft die Stände Entwurf, beantragt, genehmigt oder abgelehnt; Fehlzeiten ohne Antragspflicht gelten sofort als eingetragen. Zurückgenommene Fehlzeiten bleiben als storniert stehen, ein abgelehnter Antrag lässt sich neu einreichen.

Fehlzeitarten

kanbau bringt sieben Arten mit: Urlaub, Krankheit, Kind krank, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Gleitzeitausgleich und Bildungsurlaub. Sie lassen sich anpassen und ergänzen. Jede Art legt fest:

• ob sie auf den Urlaubsanspruch zählt – Urlaub ja, Krankheit nein,
• ob sie das Tagessoll der Zeiterfassung erfüllt – Urlaub und Krankheit ja, unbezahlter Urlaub nein,
• ob sie beantragt und genehmigt werden muss – Urlaub ja, Krankheit wird eingetragen,
• ob ein Nachweis dazugehört, etwa die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Der Nachweis kann nachgereicht werden; genehmigt wird eine nachweispflichtige Art erst, wenn er vorliegt. Je Art lässt sich außerdem eine Vorlage für das Genehmigungsschreiben hinterlegen, für Urlaub liefert kanbau eine mit.

Urlaubskonto: Anspruch und Rest

Das Urlaubskonto steht im Personalstamm und im Teamkalender. Es zeigt je Jahr den Anspruch, den Übertrag aus dem Vorjahr, die genommenen, geplanten und beantragten Tage und den Rest. Beantragte Tage mindern den Rest noch nicht, sie sind aber sichtbar, damit niemand dieselben Tage zweimal verplant.

Gezählt werden nur Arbeitstage nach dem Kalender des Mitarbeiters. Ein Urlaub über Christi Himmelfahrt kostet den Feiertag nicht. Die gezählten Tage werden am Antrag festgehalten: Ändert sich später ein Feiertag oder die Arbeitszeit, wird ein genehmigter Urlaub nicht rückwirkend länger. Ein Urlaub über den Jahreswechsel zählt auf das Jahr, in dem er beginnt.

Zum Jahreswechsel überträgt ein Lauf den Rest in das neue Jahr, auf Wunsch mit Obergrenze. Er zeigt zuerst eine Vorschau für alle Mitarbeiter und lässt sich wiederholen. Tage aus der Zeit vor der Einführung tragen Sie als von Hand genommen ein.

Arbeitskalender und Feiertage

Der Arbeitskalender legt fest, welche Tage gearbeitet wird und welche frei sind. Die gesetzlichen Feiertage für Deutschland und Österreich entstehen aus Land und Bundesland für jedes Jahr neu. Darüber hinaus können Sie:

• einzelne Feiertage streichen, halbieren oder umbenennen,
• eigene Tage ergänzen – frei, halb oder ausdrücklich Arbeitstag, jährlich oder einmalig, etwa Betriebsferien zwischen den Jahren oder Heiligabend als halben Tag,
• Arbeitstage im Rhythmus mehrerer Wochen festlegen, etwa jeden zweiten Freitag frei.

Zugewiesen wird der Kalender dem Unternehmen, einem Mandanten oder einem einzelnen Mitarbeiter; es gilt die genaueste Ebene. Mitarbeiter eines Mandanten in einem anderen Bundesland bekommen so dessen Feiertage. Persönliche Abweichungen, etwa ein Arbeitstag an Fronleichnam, stehen am Mitarbeiter.

Teamübersicht

Die Fehlzeitenverwaltung zeigt alle Mitarbeiter nebeneinander. Der Jahresplan ist ein Raster mit einer Zeile je Mitarbeiter und einer Spalte je Tag: Wochenenden und Feiertage schattiert, beantragte Tage umrandet, genehmigte gefüllt. Die Jahresmatrix fasst die Monate zusammen und zeigt daneben das Urlaubskonto. Filter nach Abteilung, Position und Vorgesetztem grenzen die Auswahl ein; mit Exportrecht gibt es beides als Excel-Datei. Bauzeiten führen Sie getrennt davon in der Bauzeitenplanung.

Jeder sieht seine eigenen Fehlzeiten und die seiner unterstellten Mitarbeiter, die Personalverwaltung sieht alle. Die Fehlzeitenverwaltung ist ein eigener Bereich: Ein Vorgesetzter plant den Urlaub seines Teams, ohne Zugriff auf Gehälter zu bekommen.

Fehlzeit, Sollzeit, Saldo

Fehlzeiten bleiben nicht in der Personalakte. Die Zeiterfassung verteilt die Wochenstunden auf die Arbeitstage und senkt das Soll um Feiertage und um jede Fehlzeit, deren Art das Soll erfüllt. Halbe Tage zählen halb.

• Wochensoll: 40 Std. fünf Arbeitstage zu je 8 Stunden.
• Fronleichnam: − 8 Std. Feiertag laut Arbeitskalender.
• Urlaub am Brückentag: − 8 Std. genehmigt, erfüllt das Soll.
• Soll dieser Woche: 24 Std. dagegen rechnet der Saldo.

Erfasst die Mitarbeiterin in dieser Woche 25,5 Stunden, zeigt das Wochenblatt einen Saldo von plus 1,5 Stunden. Unbezahlter Urlaub senkt das Soll nicht. In der Auswertung der Zeiterfassung stehen Soll und Fehlzeiten als eigene Zeilen neben den Stunden je Projekt. Auch der Kostensatz einer Stunde, den kanbau aus den Gehaltsdaten rechnet, zieht den Urlaubsanspruch von den Jahresstunden ab.

Paket und Einführung

Personal und Fehlzeiten gehören zum Paket Advanced. Die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu – Pakete und Preise anfragen. Für den Start brauchen Sie den Arbeitskalender, je Mitarbeiter Wochenstunden, Urlaubsanspruch und Vorgesetzten sowie die Verknüpfung mit dem Benutzerkonto. Gern zeigen wir Ihnen den Ablauf mit Ihrem Team – vereinbaren Sie einen Termin.