Projektcontrolling für Immobilienprojekte: alle Vorhaben mit Zahlen aus dem System

Controlling ohne Zusammentragen

Wer mehrere Vorhaben parallel abwickelt, beantwortet die Frage „Wie stehen wir?“ oft erst nach einem Rundruf: Kosten aus der Excel-Datei, Verkaufsstände aus dem Vertrieb, Kredite von der Bank, Rechnungen aus der Buchhaltung. In kanbau liegen diese Daten bereits in einem System. Das Controlling rechnet daraus Berichte über alle Projekte, ohne dass jemand Zahlen zusammenträgt oder ein zweites Mal erfasst.

Die Grundlage sind die Projektkette auf der Kostenseite – Projekt, Einkaufsvertrag, Eingangsrechnung, Zahlung – und die Kette auf der Erlösseite – Projekteinheit, Verkaufsvertrag, Zahlungsplan, Ausgangsrechnung, Zahlungseingang. Beide laufen im Projekt zusammen. Deshalb ist der Status eines Projekts eine Abfrage, keine Recherche.

Berichte im Controlling

Das Controlling zeigt seine Auswertungen als Kacheln, aus denen Sie den vollständigen Bericht öffnen:

• Projektübersicht: Eckdaten, Kostengruppen, Finanzierung und Deckungsbeitrag in den Ständen Plan, Prognose, Aktuell und Rechnung.
• Vertriebsverlauf: Entwicklung der Interessenten im Vertrieb.
• Projekt-Einheiten: Bestand und Notarjahre.
• Break-Even-Analyse: nötiger Preis je Quadratmeter für die noch unverkauften Einheiten, mit MaBV- und Worst-Case-Rechnung und bis zu vier Szenarien.
• Projektkostenvergleich: eingefrorene Versionsstände der Kostenübersicht im Vergleich.
• Rechnungen, Banken und Kontoumsätze.

Für jeden Bericht wählen Sie die Projekte, die Brutto- oder Nettoansicht und den Zeitraum. Die Ausgabe nach Excel ist eingebaut.

Deckungsbeitrag je Phase

Der Deckungsbeitrag stellt Erlöse und Kosten in fünf Phasen gegenüber: Planung (Grob), Planung (Fein), Prognose, Verträge und Abrechnung. Als Erlösquelle dienen Urpreis, Listenpreis, Kaufpreis oder gebuchte Ausgangsrechnungen; ein Kennzeichen (U, L, V, P) zeigt, welcher Wert verwendet wurde. Die Kosten kommen aus den zugeordneten Spalten der Kostenübersicht. Zwei Phasen lassen sich mit Differenz in Euro und Prozent vergleichen, zusätzlich je Quadratmeter. So sehen Sie, ob die Marge zwischen Grobplanung und Vergabe gehalten hat – und bei welcher Kostengruppe nicht.

Dynamische Projektlisten

Für Fragen, die kein Standardbericht beantwortet, gibt es die dynamischen Projektlisten: eine Zeile oder Kachel je Projekt, mit Spalten aus

• Stammdaten, Rollen und Mandant,
• Einheiten, Flächen und Erlösen,
• Kosten aus der Kostenübersicht und Rechnungskennzahlen,
• Terminen, Darlehen, Grundstücken und Bankkonten,
• manuellen Spalten und Formelspalten.

Filter wirken auf drei Ebenen: Projektauswahl, Einschränkung je Spalte und Kostengruppenbereiche wie 100-300. Relative Zeiträume wie JAHR-1, Datumsplatzhalter in Überschriften und Summenzeilen gehören dazu. Dargestellt wird als Tabelle, als Kachelansicht mit eigener HTML- und CSS-Gestaltung oder als Board-Kachel für das Dashboard. Das Design-Studio und die KI-Vorschläge für Spalten helfen beim Aufbau; die KI-Funktionen setzen die nutzungsabhängige KI-Unterstützung voraus.

Ein gespeicherter Stand statt wechselnder Zahlen

Controlling, Projektlisten und Liquiditätsplanung rechnen nicht live, sondern auf einem gespeicherten Stand. Sie aktualisieren ihn per Knopf; Zeitstempel und Benutzer der Aktualisierung stehen am Bericht. Das klingt nach einer Einschränkung, ist im Alltag aber ein Vorteil: Geschäftsführung, Controlling und Bank sprechen in einer Besprechung über dieselben Zahlen.

Konsolidierung über Gesellschaften

Viele Vorhaben verteilen sich auf mehrere Gesellschaften, etwa eine Projektentwicklungs-GmbH und eine interne GU-GmbH. kanbau verknüpft solche Projekte miteinander und führt sie in Konsolidierungsprojekten zusammen; die konsolidierte Kostenübersicht rechnet mit einem Anteil in Prozent.

Salden je Vertrag und Geschäftspartner

Ergänzend zu den Berichten zeigt das Kontenblatt Saldenlisten über frei gewählte Zeiträume: je Kreditor auf Basis der Eingangsrechnungen, je Debitor auf Basis der Ausgangsrechnungen, je Vermietungs- oder Anmietungsvertrag, je Dauerrechnung und als Projektübersicht. Wer das Recht zum Export hat, gibt die Saldenliste als Excel aus. Damit beantworten Sie die Frage, was ein Nachunternehmer über alle Projekte hinweg berechnet hat oder was ein Käufer noch schuldet, ohne Buchhaltungsauszüge anzufordern.

Paket und Zusammenspiel

Controlling, Deckungsbeitrag und dynamische Projektlisten gehören zum Paket Advanced. Die Zahlen stammen aus Modulen des Standardpakets: Kostenübersicht, Einkaufs- und Verkaufsverträge, Eingangsrechnungen und Banking. Wie diese Bausteine zusammenspielen, zeigt die Seite Bauträgersoftware; die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu (Pakete und Preise anfragen).

Aus der Praxis

„Wir haben heute eine zentrale Datenbasis, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können – ob Projektlisten, Rechnungen oder Interessenten. Alles ist aktuell, alles ist an einem Ort.“

Tobias Artmann, Prokurist der MFC Wohnbau GmbH, im Referenzinterview mit MFC Wohnbau.

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