Mängelmanagement für Bauträger: Fristen, Verursacher, Einbehalt

Mängel gehören an den Vertrag

Ein Mangel ist mehr als eine Notiz mit Foto. Er hat einen Verursacher, eine Frist, einen Kunden, der auf die Nachbesserung wartet, und einen Betrag, der bei der nächsten Abschlagsrechnung des Nachunternehmers zählt. Wer Mängel in Listen und E-Mails verfolgt, verliert genau diese Verbindungen. In kanbau ist der Mangel ein eigener Datensatz, der Projekt, Einheit, Gewerk und Verträge zusammenhält – von der Abnahme bis zur Gewährleistung.

Was zu einem Mangel gehört

Jeder Mangel trägt:

• Projekt und Einheit, damit klar ist, wo er liegt,
• Gewerk und Einkaufsvertrag des Verursachers, damit klar ist, wer nachbessert,
• Verkaufsvertrag des Kunden, damit klar ist, wer informiert wird,
• Ersatzvornahme durch, falls ein anderes Unternehmen die Nachbesserung übernimmt,
• Verantwortlicher, Priorität und Status,
• erste und zweite Frist sowie das Erledigt-Datum,
• Kosten, Einbehaltsfaktor und Einbehaltsbetrag,
• Ansprechpartner vor Ort und Tags.

Eigene Angaben ergänzen Sie über Zusatzfelder. Die HTML-Ansicht stellt einen Mangel als Mängelblatt dar, das sich als PDF drucken lässt; die Express-Ansicht zeigt die wichtigsten Felder als schwebende Karte.

Bearbeitungsstand auf einen Blick

In der Erfassungsmaske führt ein Phasenregler den Mangel von „Neu“ über „In Prüfung“ bis „Erledigt“. Ein Schalter hält fest, ob der Mangel vom Verursacher anerkannt ist, ein zweiter, ob der Einbehalt vom Vertrag abgezogen wird. Für Kunde, Verursacher und Ersatzvornahme gibt es jeweils eigene Angaben zur nächsten Benachrichtigung. Dokumente und Fotos hängen Sie direkt am Mangel an.

Typischer Ablauf

1. Bei der Begehung oder Abnahme wird ein Mangel festgestellt und im Bautagebuch oder direkt im Modul erfasst.
2. Projekt, Einheit, Gewerk und der Einkaufsvertrag des Verursachers werden zugeordnet.
3. Die erste Frist wird gesetzt; Kunde und Verursacher werden benachrichtigt.
4. Kosten und Einbehaltsfaktor werden eingetragen, der Einbehalt zählt beim Einkaufsvertrag.
5. Nach der Nachbesserung wird der Mangel erledigt; das Datum steht im Datensatz.

Fristen und Benachrichtigungen

Mit erster und zweiter Frist bilden Sie den üblichen Weg der Mängelrüge ab: Aufforderung zur Nachbesserung, Nachfrist, danach gegebenenfalls Ersatzvornahme. kanbau erstellt Benachrichtigungen an Kunde, Verursacher und Ausführenden. Sie drucken sie oder versenden sie per E-Mail. So ist dokumentiert, wer wann informiert wurde.

Einbehalt und Abrechnung

Aus Kosten und Einbehaltsfaktor ergibt sich der Einbehalt eines Mangels. Je Einkaufsvertrag summiert kanbau die Mängeleinbehalte. Dadurch ist bei der Prüfung der nächsten Abschlags- oder Schlussrechnung bekannt, welcher Betrag wegen offener Mängel zurückgehalten wird. Wie Eingangsrechnungen geprüft und gebucht werden, beschreibt die Seite Bau-Faktura. Vertragliche Abzüge wie Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt verwalten Sie im Vertragsmanagement. Wie Begehung, Mangel, Einbehalt und Bürgschaft bis zum Ende der Gewährleistung zusammenwirken, zeigt die Seite Gewährleistung im Blick.

Vom Bautagebuch ins Mängelmanagement

Die meisten Mängel entstehen bei Begehungen und Wohnungsabnahmen. Im Bautagebuch kennzeichnen Sie einen Protokolleintrag als Mangel, wählen den zuständigen Einkaufsvertrag und verorten den Mangel im Grundriss. Über „Mängel synchronisieren“ übernimmt kanbau die Einträge in das Mängelmanagement. Die Markierungen im Grundriss zeigen den Mangelstatus farbig an. kanbau findet außerdem ähnliche Mängel, damit derselbe Schaden nicht doppelt verfolgt wird.

Überblick über Projekte und Nachunternehmer

Die Handwerkerliste eines Projekts fasst Projektbeteiligte, Einkaufsverträge mit Auftragssummen und Leistungsstand sowie die offenen Mängel zusammen. Sie lässt sich als Excel ausgeben, intern oder als bereinigte Liste für Endkunden. Für die Gewährleistung stehen in Einkaufsverträgen und Projekteinheiten die Termine für Abnahme und Gewährleistung; Gewährleistungsbürgschaften verwalten Sie im Modul Bürgschaften, einschließlich Inanspruchnahme.

Externe Beteiligte und Schnittstellen

Über den Datenraum binden Sie externe Partner ohne Vollzugang ein; der Datenraum enthält einen eigenen Bereich für Mängel. Mängel lassen sich außerdem über die API und die MCP-Schnittstelle anlegen, etwa aus vorgelagerten Systemen. Einen Überblick über alle Module finden Sie auf der Seite Plattform.

Paket

Das Mängelmanagement gehört zum Paket Standard. Die Mängelautomatisierung ist Teil des Pakets Advanced. Die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu – Pakete und Preise anfragen.

Mängelmanagement in einer Demo ansehen