Nachunternehmer­verträge verwalten, ohne Nebenlisten

Viele Vergaben je Vorhaben – und jede hat ihre eigenen Regeln

Ein Bauvorhaben besteht aus vielen Einzelvergaben: Rohbau, Fenster, Elektro, Heizung, Aufzug, Außenanlagen. Jeder Vertrag hat sein eigenes Leistungsverzeichnis, eigene Abzüge und im Lauf der Bauzeit meist mehrere Nachträge. Dazu kommen Bescheinigungen des Nachunternehmers mit Ablaufdatum und Fristen nach VOB.

Liegen diese Angaben in Ordnern, Excel-Listen und der Buchhaltung verteilt, wird jede Abschlagsrechnung zur Recherche. In kanbau ist der Einkaufsvertrag das Bindeglied der Kostenseite: Projekt, Einkaufsvertrag, Eingangsrechnung, Zahlung. Über sein Gewerk gehört jeder Vertrag zu einer Kostengruppe; das Gewerk legt auch Aufwandskonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel fest. Jede Vergabe steht so sofort in der Projektkosten-Kalkulation, und jede geprüfte Rechnung landet in der richtigen Kostengruppe.

Von der Anfrage zur Vergabe

Im Reiter „Angebote und Verhandlung“ erfassen Sie je Vergabe die Angebote mehrerer Bieter: Anfrage-, Angebots- und Verhandlungsdatum, Angebotsnummer, Betrag, Nachlass in Prozent oder als Betrag und den Endbetrag. Über der Liste steht das Budget der Vergabe, ein Angebot markieren Sie als Favorit. Mit dem Zuschlag übernimmt der Vertrag den Bieter als Vertragspartner, dazu Nachlass, Steuersatz und die Termine aus Anfrage, Angebot und Verhandlung. Ist das Leistungsverzeichnis noch leer, legt kanbau eine Pauschalposition „Auftrag gem. Angebot“ an. In der Kostenübersicht lassen sich je Kostengruppe das niedrigste, höchste, mittlere und das Favoriten-Angebot gegenüberstellen. Angebote und Verhandlung gehören zum Paket Advanced.

Ohne Ausschreibung legen Sie den Vertrag direkt an: Der KI-Assistent liest das Vertrags-PDF aus und schlägt die Angaben vor, das Budget ordnen Sie gleich bei der Anlage zu.

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• Anfrage Bieter und Anfragedatum erfassen.
• Angebot Beträge und Nachlass vergleichen, verhandeln.
• Vergabe Zuschlag erteilen, Vertrag prüfen und buchen.
• Leistungsverzeichnis Positionen aus GAEB oder Excel übernehmen.
• Abrechnung Abschläge kumuliert gegen den Vertrag prüfen.
• Schlussrechnung Rest entfällt, Leistungsstand 100 %.

Leistungsverzeichnis übernehmen statt abtippen

Das Leistungsverzeichnis gliedern Sie in Bereiche und Positionen mit Menge, Einheit, Einheits- und Gesamtpreis. Über die Datenübernahme kommen Positionen aus GAEB-XML, Excel, einem Katalog oder der Bauleiteraufstellung; als Excel laden Sie das LV wieder herunter. Optionale, entfallene und Alternativpositionen bleiben sichtbar, zählen aber nicht in die Auftragssumme. Einen Nachlass in Prozent setzen Sie je Position oder für einen ganzen Bereich.

Auftragssumme: von Nachträgen bis zu den Trendkosten

Jeder Nachtrag erhält eine fortlaufende Nummer und einen eigenen Bereich im Leistungsverzeichnis. Hauptauftrag und Nachträge durchlaufen ihre Phasen offen, geprüft, gebucht und storniert getrennt: Ein Nachtrag kann in Prüfung sein, während der Hauptauftrag längst gebucht ist. Ist der Preis noch offen, legen Sie den Nachtrag zunächst ohne Betrag an. Wie Nachträge und Sonderwünsche der Käufer zusammenhängen, beschreibt das Nachtragsmanagement.

Das Summenschema am Vertrag rechnet in fester Reihenfolge: Hauptauftrag plus Nachträge ergibt den Gesamtauftrag. Davon geht der Nachlass ab, auf den Betrag danach der Standardabzug, auf den Rest das Skonto aus der Zahlungskondition. Das Ergebnis sind die Trendkosten – der Betrag, den der Vertrag Sie voraussichtlich kostet. Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte weist das Schema aus, sie mindern die Trendkosten aber nicht, denn das Geld wird nur zurückgehalten. Die Summen zeigt kanbau je Phase; in der Kostenübersicht wählen Sie, ob nur gebuchte, gebuchte und geprüfte oder alle Verträge zählen.

• Hauptauftrag: 400.000 € gebuchtes Leistungsverzeichnis.
• Nachtrag 001: + 20.000 € zusätzliche Leitungsführung.
• Gesamtauftrag: 420.000 € Hauptauftrag und Nachtrag.
• Nachlass 2 %: − 8.400 € vom Gesamtauftrag.
• Standardabzug 0,5 %: − 2.058 € vom Betrag nach Nachlass.
• Skonto 2 %: − 8.190,84 € vom Betrag nach Standardabzug.
• Trendkosten: 401.351,16 € voraussichtliche Kosten des Vertrags.

Die vertraglichen Abzüge – Standardabzug, Versicherung, Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt – legen Sie je Vertrag mit Prozentsatz oder Betrag fest, Vorlagen kommen aus den Stammdaten. Die Berechnungsart bestimmt, wann ein Abzug greift: immer, außer bei der Schlussrechnung oder nur bei der Schlussrechnung. Mit der Wahl des Vertrags übernimmt die Eingangsrechnung diese Abzüge; wie sie dort bis zum Zahlbetrag gerechnet werden, zeigt die Bau-Faktura.

Unterlagen und Fristen im Blick

Freistellungsbescheinigung, §13b-Bescheinigung, Haftpflicht und Unbedenklichkeitsbescheinigung pflegen Sie einmal an der Adresse des Nachunternehmers, jeweils mit „notwendig“ und Ablaufdatum. Ist eine notwendige Bescheinigung abgelaufen oder fehlt das Datum, zeigt der Einkaufsvertrag oben einen Hinweis, ebenso die Eingangsrechnung. Ein Klick auf das Mail-Symbol öffnet eine vorbereitete E-Mail an den Vertragspartner mit der Vertragsnummer im Betreff und der Bitte um eine aktuelle Bescheinigung. Ist an der Adresse eine Zahlungssperre eingetragen, steht auch sie als Hinweis am Vertrag.

Die Freistellung prüfen Sie direkt aus dem Vertrag online beim Bundeszentralamt für Steuern (Advanced). Welche Unterlagen zum Vertrag vorliegen, etwa SOKA-Bau oder Nachweise der Berufsgenossenschaft, hält eine Checkliste mit Datum und Datei fest; die Arten legen Sie in den Stammdaten fest. Liegen Bürgschaften für den Vertrag vor, zeigt er einen Hinweis mit Nummer und Betrag – mehr unter Bürgschaftsverwaltung.

Abrechnung: Rechnungen gegen den Vertrag

Eingangsrechnungen mit Vertragsbezug prüfen Sie kumuliert gegen den Vertrag; das Rechnungsblatt zeigt Gesamtauftrag, Leistungsstand und Restauftrag. Rechnet ein Nachunternehmer mehr ab als beauftragt, weist die Rechnung darauf hin. In der Vertragsliste stehen je Vertrag abgerechnet, Rest und Leistungsstand: Der Rest ist die Auftragssumme mit Nachträgen minus abgerechnet, eine Überabrechnung erscheint als negativer Rest. Ob ein Vertrag schlussgerechnet ist, leitet kanbau aus seinen Rechnungen ab. Dann entfällt der Rest, und der Leistungsstand steht auf 100 %. Dasselbe gilt, wenn Sie am Vertrag „Leistung vollständig erbracht“ setzen.

• Abgerechnet: 260.000 € 61,9 % des Gesamtauftrags von 420.000 €.
• Rest: 160.000 € noch abzurechnen, geht in die Liquiditätsplanung.

Termine und Cashflow

Am Vertrag stehen die Termine der Vergabe: Anfrage, Angebot, Verhandlung, LV-Datum, Bindefrist und Abgabe, Vertragsdatum, VOB-Beginn und -Ende, Abnahme sowie Beginn und Ende der Gewährleistung.

Für die Liquiditätsplanung zählt der offene Betrag des Vertrags, also Auftragssumme minus bereits abgerechnet. Das Abrechnungsprofil (Verteilprofil) verteilt ihn linear vom Beginn des gekoppelten Vorgangs bis zum Zahlungstermin, nach den Raten des Vertrags oder als Schlussrechnung. Die Vorgabe kommt aus dem Gewerk, jeder Vertrag kann abweichen; beim Profil nach Raten wird ein ungedeckter Rest, etwa aus Nachträgen, zum Ende angesetzt. Den Termin liefert der Bauzeitenplan, ohne Kopplung die Vertragstermine Abnahme oder VOB-Ende.

Zusammenspiel mit Baustelle und Verkauf

Mängel aus dem Bautagebuch ordnen Sie dem verursachenden Einkaufsvertrag zu; das Mängelmanagement summiert die Mängeleinbehalte je Vertrag. Sonderwünsche der Käufer aus dem Verkaufsvertrag übernehmen Sie über die Bauleiteraufstellung (Advanced) als Nachtrag in Einkaufsverträge. Freigaben von Vergaben und Rechnungen bilden Sie mit Workflows ab. Die Handwerkerliste des Projekts fasst Auftragssummen, Leistungsstand, Termine und offene Mängel aller Vergaben zusammen.

Für wen das Vertragsmanagement gedacht ist

Das Modul richtet sich an Bauträger und Projektentwickler, die gewerkeweise an Nachunternehmer vergeben. Die Projektleitung arbeitet mit Angeboten, Leistungsverzeichnis, Nachträgen und Terminen, die kaufmännische Leitung mit Abzügen, Bescheinigungen, Trendkosten und dem Abrechnungsstand – alle am selben Vertrag. Einkaufsverträge und Bürgschaften gehören zum Paket Standard, Angebote und Verhandlung sowie die Online-Prüfung der Freistellung zu Advanced; die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu (Pakete und Preise anfragen).

Aus der Praxis

„Die ganzheitliche Übersicht über alle Einkaufs- und Verkaufsverträge gefällt uns sehr gut. Wir haben hierdurch einen guten Überblick über die Kosten und Erlöse innerhalb der Unternehmensgruppe.“

Koray K. von der OAKWOOD REAL ESTATE GmbH, im Referenzinterview mit OAKWOOD REAL ESTATE.