Bürgschaftsverwaltung für Bauträger: jede Bürgschaft mit Bürge, Betrag und Ablauf

Welche Bürgschaften ein Bauträger führt

Ein Bauträger hat in jedem Vorhaben zwei Arten von Bürgschaften. Erhaltene Bürgschaften stellen Nachunternehmer zu Ihren Gunsten, etwa für die Vertragserfüllung, eine Anzahlung oder die Gewährleistung. Gestellte Bürgschaften gibt Ihr Haus selbst, zum Beispiel eine Rückbaubürgschaft gegenüber einer Behörde. In kanbau ist jede Bürgschaft entsprechend als eingehend oder ausgehend gekennzeichnet.

• Ihr Vorhaben Projekt mit Einkaufsverträgen
• Vertragserfüllung eingehend, vom Nachunternehmer bis zur Abnahme
• Anzahlung eingehend, sichert eine Vorauszahlung
• Gewährleistung eingehend, nach der Abnahme über die Gewährleistungsfrist
• Rückbau ausgehend, von Ihnen gestellt, z. B. gegenüber einer Behörde
• Bürgschaftsliste mit Status, Bürge und Summen

Zur Auswahl stehen Vertragserfüllungs-, Erfüllungs-, Gewährleistungs-, Anzahlungs-, Bietungs- und Rückbaubürgschaft. Zu jeder Bürgschaft hinterlegen Sie den Bürgen – meist eine Bank oder ein Kreditversicherer –, den Begünstigten und den Schuldner als Adressen.

Erfassen aus der Urkunde

Sie legen eine Bürgschaft aus einer hochgeladenen Urkunde oder direkt aus dem Posteingang an. Die nutzungsabhängige Rechnungserkennung liest dabei Referenz, Ausstellungsdatum, Betrag und Mehrwertsteuersatz aus und füllt die Maske vor, soweit sie die Angaben findet. Sie prüfen, ergänzen und speichern. Wenn Ihre Urkunden in DocuWare liegen, übernimmt kanbau sie von dort (Paket Advanced).

Neue Bürgschaften stehen im Bearbeitungsstand „Offen“, danach „Geprüft“ und „Gebucht“. Ab „Gebucht“ ist die Bürgschaft nicht mehr änderbar.

Laufzeit und Fristen im Blick

Zu jeder Bürgschaft hinterlegen Sie Ausstellungsdatum, Startdatum und Ablaufdatum. Daraus ergibt sich der Status:

1234Ablauf verlängert

1. Gültig ab dem Ausstellungsdatum, hier 15. März 2025
2. Läuft bald ab drei Tage vor dem Ablaufdatum
3. Ablaufdatum 15. Dezember 2026, danach „Abgelaufen“
4. Rückgabe mit Rückgabedatum, Stand „Zurückgegeben“

Ohne Ausstellungsdatum gilt eine Bürgschaft als „Angefordert“. Drei Tage vor dem Ablaufdatum erinnert kanbau mit dem Status „Läuft bald ab“ in der Liste und in der Maske; in der mobilen Liste steht „Läuft in … Tagen ab“. Ist das Datum überschritten, wechselt der Status auf „Abgelaufen“. Eine E-Mail oder Aufgabe erzeugt kanbau dafür nicht.

Zuordnung zu Projekt und Vertrag

Jede Bürgschaft gehört zu einem Projekt, auf Wunsch auch zu einer Einheit und zu einem Einkaufsvertrag. Die Auswahl des Vertrags ist auf die Verträge des gewählten Projekts beschränkt. Legen Sie die Bürgschaft aus dem Vertrag heraus an, übernimmt kanbau Projekt und Vertragspartner als Schuldner.

Im Einkaufsvertrag und in der Eingangsrechnung zu diesem Vertrag erscheint ein Hinweis mit Referenz und Betrag jeder vorliegenden Bürgschaft. Wer eine Abschlagsrechnung prüft, sieht damit, worauf er sich verlassen kann. Abgelaufene Bürgschaften sind im Hinweis markiert, zurückgegebene und stornierte blendet er aus.

Rückgabe oder Inanspruchnahme

Endet die Sicherheit, geben Sie die Bürgschaft zurück: Beim Wechsel in den Stand „Zurückgegeben“ tragen Sie das Rückgabedatum ein. Danach ist die Bürgschaft nicht mehr änderbar.

Nehmen Sie eine Bürgschaft in Anspruch, erfassen Sie je Inanspruchnahme Datum, Netto- und Bruttobetrag, Grund, Bankkonto, Sachkonto sowie Debitor oder Kreditor. kanbau summiert die beanspruchten Beträge; der Status zeigt „Teilweise in Anspruch genommen“ oder „In Anspruch genommen“. Wie Bürgschaften mit Mängeln und Einbehalten zusammenspielen, beschreibt die Seite Gewährleistung im Blick.

Alle Bürgschaften auf einen Blick

Die Bürgschaftsliste zeigt Status, Richtung, Bürgschaftsart, Projekt, Vertrag, Bürge, Summe und den beanspruchten Betrag. Summe und beanspruchter Betrag werden für die angezeigten Bürgschaften addiert.

Aus der Praxis

„Kredite, Bürgschaften und Versicherungen sind in übersichtlichen Listen dargestellt.“

Tobias Artmann, Prokurist der MFC Wohnbau GmbH, über die tägliche Arbeit mit kanbau, im Referenzinterview mit MFC Wohnbau.

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