KI, die an konkreten Aufgaben arbeitet

KI für Arbeitsschritte, nicht für Schlagzeilen

Im Bauträgerbüro entsteht viel Arbeit, die sich nicht in eine feste Regel fassen lässt: Rechnungen in unterschiedlichen Layouts, E-Mails mit Anhängen, Verträge als PDF, Fragen der Geschäftsführung, die jedes Mal etwas anders gestellt werden. Klassische Automatisierung braucht einen Ablauf, der jedes Mal gleich ist. Genau hier setzen wir KI ein – an konkreten Stellen in kanbau, mit einem nachvollziehbaren Ergebnis und immer so, dass der Mensch bestätigt, was übernommen wird.

Die KI-Funktionen in kanbau

Rechnungserkennung und E-Rechnung

PDF-Rechnungen und Scans liest die KI-Belegerkennung aus und füllt die Eingangsrechnung vor; die Adresse wird dabei auch über die IBAN zugeordnet. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden direkt ausgelesen. Die Rechnungserkennung nutzt immer das kanbau-Modell. Wie es nach der Erfassung mit Prüfung, Kumulierung und Zahlung weitergeht, beschreibt die Seite Belegbearbeitung und Rechnungsprüfung.

KI-Analyse im Posteingang

Im Postfach ordnet die KI eingehende E-Mails ein, fasst sie zusammen, schlägt einen Betreff vor und bietet passende Aktionen an – etwa „Rechnung erfassen und Workflow starten“. Dabei berücksichtigt sie frühere Entscheidungen in diesem Postfach und die Anweisungen an Ihren Workflows. Geändert wird nur, was Sie bestätigen. Mehr zum Posteingang und zu den Freigabeprozessen unter Workflows und Freigaben.

KI-Assistenten bei der Neuanlage

Einen Einkaufsvertrag legen Sie mit dem KI-Assistenten direkt aus dem Vertrags-PDF an. Eine Kostengruppenvorlage entsteht aus Excel, CSV, PDF oder einem Foto der bisherigen Kostengliederung. Zusatzfelder schlägt die KI aus einem vorhandenen Formular vor, und für HTML-Vorlagen gibt es einen eigenen KI-Assistenten.

Auswertungen und Formeln

Für Kostenübersicht und dynamische Projektlisten macht die KI Vorschläge für Spalten, ein Formelassistent hilft bei Formelspalten. Im Design-Studio beschreiben Sie in eigenen Worten, wie eine Projektliste aussehen soll, und die KI erstellt oder passt die Vorlage an. In der Express-Ansicht hinterlegen Sie eine Anweisung, die auf Knopfdruck mit den Daten des geöffneten Datensatzes ausgewertet wird. Dazu kommen die Zusammenfassung von Dokumenten und ein KI-Chat für Abläufe.

Bautagebuch

Im Bautagebuch analysiert die KI ganze Protokolle aus Foto, PDF oder Text sowie einzelne Einträge anhand ihrer Fotos. Details finden Sie auf der Seite Bautagebuch.

Die MCP-Schnittstelle

MCP steht für Model Context Protocol, eine offene, herstellerübergreifende Vereinbarung darüber, wie ein KI-Assistent mit einer Fachanwendung arbeitet. Über die MCP-Schnittstelle verbindet sich ein KI-Assistent Ihrer Wahl direkt mit Ihren Daten in kanbau: Er sucht Projekte, liest Verträge und Dokumente, erklärt Kostenpositionen und legt auf Wunsch Rechnungen an.

Was der Assistent darf – und was nicht

Der Assistent bekommt keinen Zugriff auf die Datenbank, sondern eine überschaubare Liste geprüfter fachlicher Funktionen. Lesen ist die Voreinstellung; schreibende Funktionen gibt es nur, wo sie fachlich gewollt sind, und nur bei ausdrücklicher Zustimmung. Löschen, Archivieren, Massenänderungen und rechtsverbindliche Vorgänge sind über MCP nicht möglich. Jeder anlegende Aufruf trägt einen eindeutigen Schlüssel, damit keine doppelten Datensätze entstehen.

Wer was sehen darf

Ein MCP-Aufruf ist immer der Aufruf eines bestimmten Benutzers. Es gelten dieselben Berechtigungen wie in der Oberfläche: freigeschaltete Module, Projektbeschränkungen, Bankkonten, Ordner und Dateien. Zusätzlich schneiden Aufgabengebiete den Funktionsumfang zu – etwa Buchhaltung, Einkauf und Vergabe oder Mängel –, jeweils mit eigenem Endpunkt. Die Daten, die der Assistent abruft, verarbeitet sein Anbieter nach dessen Bedingungen; klären Sie daher vorab, welcher Assistent in Ihrem Unternehmen zulässig ist. Ausführlich beschreiben wir das im Beitrag Was die MCP-Schnittstelle in kanbau kann – und wo sie aufhört.

KI-Agenten im Workflow mit kanlauf

Wer Arbeitsschritte nicht nur vorschlagen, sondern von einem KI-Agenten ausführen lassen möchte, kann in kanbau-Workflows einen Agenten als Arbeitsschritt einsetzen. Dafür steht optional kanlauf zur Verfügung: Über die Aktion „Agent beauftragen“ an einer Spalte erledigt kanlauf Ihre Anweisung im Namen einer festen Person, mit deren Rechten, und fragt nach, wenn etwas fehlt. Wie das im Board aussieht, zeigt die Seite Workflows und Freigaben. Voraussetzung sind die MCP-Schnittstelle und die KI-Unterstützung.

Eigenes Modell oder kanbau-Modell

Sie können die KI-Funktionen mit dem kanbau-Modell nutzen oder ein eigenes Modell hinterlegen, etwa von OpenAI, Azure, Anthropic oder Google. Ausgenommen ist die Rechnungserkennung: Sie läuft immer über das kanbau-Modell.

Nutzungsabhängige Abrechnung

KI kostet bei uns nur, wenn sie genutzt wird. Alle KI-Leistungen sind optional zubuchbar, jederzeit aktivierbar und wieder abschaltbar, werden monatlich nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet und lassen sich je Installation budgetieren. Das betrifft die KI-Unterstützung, die Rechnungserkennung und die MCP-Schnittstelle. Ohne die KI-Unterstützung stehen die KI-Funktionen in kanbau nicht zur Verfügung.

Die Konditionen stehen in unserer Preisliste – fordern Sie sie an. Alle weiteren Anbindungen finden Sie unter Schnittstellen. Sie möchten sehen, wie ein Assistent mit Ihren Daten arbeitet? Vereinbaren Sie eine Vorführung.

Genannte Produktnamen sind Marken der jeweiligen Inhaber.