MaBV-Ratenplan vom Kaufvertrag bis zur Rechnung

Ratenabruf nach MaBV: viel Prüfung, wenig Spielraum für Fehler

Bauträger finanzieren ihre Vorhaben zu einem großen Teil über die Raten der Käufer. Die Makler- und Bauträgerverordnung legt fest, wann welche Rate fällig werden darf: erst wenn der Vertrag wirksam ist, die Auflassungsvormerkung eingetragen ist, die Freistellung gesichert ist und der jeweilige Bautenstand erreicht ist. Wer zu früh abruft, riskiert Streit mit dem Käufer. Wer zu spät abruft, verschenkt Liquidität.

In der Praxis heißt das: Für jede Einheit und jede Rate muss jemand prüfen, ob alle Voraussetzungen vorliegen, den Betrag berechnen, Sonderwünsche berücksichtigen, die Rechnung schreiben und den Zahlungseingang nachhalten. Bei mehreren Projekten mit Dutzenden Käufern wird daraus eine Tabelle neben der Buchhaltung – und jede Abweichung zwischen beiden ist eine mögliche Fehlerquelle.

Wie kanbau den Weg von der Einheit zur Rechnung abbildet

In kanbau folgt die Erlösseite einer festen Kette: Die Projekteinheit liefert den Preis. Das Leistungsverzeichnis des Verkaufsvertrags trägt ihn. Der Zahlungsplan verteilt ihn auf Raten. Aus jeder Rate wird eine Rechnung. Weil alle Schritte in einem System liegen, gibt es keinen Abgleich zwischen Vertragsliste, Ratentabelle und Faktura.

Verkaufsvertrag mit Phasen

Ein Verkaufsvertrag – in der Regel ein Bauträgervertrag über eine oder mehrere Projekteinheiten – durchläuft die Phasen offen, reserviert, beauftragt und storniert. Die Phase wirkt auf den Status der Einheit, und eine Einheit lässt sich nicht doppelt reservieren. Abgerechnet wird erst ab der Phase „beauftragt“. Beim Anlegen werden die Einheiten mit ihrem Listenpreis vorbelegt, Notar und Makler kommen aus den Projektbeteiligten. Die Vertragssumme ergibt sich aus den Positionen des Leistungsverzeichnisses.

Zahlungsplan nach MaBV

Den Zahlungsplan übernehmen Sie aus dem Projekt, aus den Stammdaten oder legen den Vertrag ohne Plan an. Der Plan ist in Ratengruppen gegliedert und rechnet prozentual oder positionsbasiert. Eine Rest-Gruppe nimmt nicht verteilte Positionen auf. Den Sicherheitseinbehalt bilden Sie mit Vorzeichen ab, Raten tragen Kennzeichen für Bezugsfertigkeit und Schlussrechnung. Raten lassen sich vorziehen, Bautenstände markieren und kumuliert berechnen. Bereits fakturierte Raten werden festgeschrieben und können nicht mehr versehentlich geändert werden.

MaBV-Voraussetzungen mit Vererbung

Baugenehmigung, Freistellungsverpflichtung, Notardatum, Auflassungsvormerkung, Fälligkeitsmitteilung und Bautenstand prüft kanbau vor dem Abruf. Die Angaben vererben sich vom Unternehmen über das Projekt auf den Vertrag: Eine Baugenehmigung tragen Sie einmal im Projekt ein, nicht in jedem Kaufvertrag. Fehlt eine Voraussetzung, nennt kanbau sie im Klartext. Wo es fachlich nötig ist, lässt sich die Prüfung je Ratengruppe aussetzen.

Sonderwünsche als Nachträge

Sonderwünsche der Käufer führen Sie als Nachträge zum Verkaufsvertrag mit eigenen Phasen: offen, geprüft, gebucht und storniert. Sie legen fest, ab welcher Rate ein Sonderwunsch abgerechnet wird und mit welchem Prozentsatz die Abrechnung startet. Die Bauleiteraufstellung (Paket Advanced) zeigt gebuchte Sonderwunschpositionen nach Gewerk, den Vergabestand und die Marge zwischen Einkauf und Verkauf. Beim Anlegen eines Nachtrags im Einkaufsvertrag übernehmen Sie diese Positionen; sie bleiben mit dem Verkauf verknüpft (siehe Nachtragsmanagement).

Ausgangsrechnung und E-Rechnung

Vertragsrechnungen entstehen nur aus dem Zahlungsplan. Die Rechnung durchläuft die Phasen offen, geprüft und gebucht; die Rechnungsnummer wird beim Buchen vergeben. Anschrift und Anrede werden auch bei mehreren Käufern automatisch gebildet, Logo und Briefkopf kommen vom Mandanten, also von der Projektgesellschaft. Für jeden Vertrag hinterlegen Sie einen eigenen Rechnungstext. Beim Druck aus kanbau entsteht eine ZUGFeRD-E-Rechnung; Validierungshinweise zeigen fehlende Angaben, bevor die Rechnung das Haus verlässt. Den Versand erledigen Sie per E-Mail, auch im Stapel, mit Mailing-Vorlagen. Mahnstufen und SEPA-Lastschrifteinzug stehen ebenfalls zur Verfügung.

Alle Verträge auf einen Blick: die MaBV-Übersicht

Welche Rate ist erreicht, welche abgerechnet, welche bezahlt? Bei mehreren Projekten mit vielen Erwerbern beantwortet die MaBV-Übersicht das in einem Raster. Die Zeilen sind die gebuchten Verkaufsverträge mit Erwerber und Einheiten, gruppiert nach Projekt. Die Spalten sind die Raten des Zahlungsplans. Jedes Feld zeigt Ratenanteil, Betrag und Zustand der Rate.

Rate 4: Bautenstand für 2 Verträge erreichtRate 4: 2 Rechnungen im Stapel erstellt

Rate 1Rate 2Rate 3Rate 4Rate 5Rate 6Rate 7Am LindenhofErwerber W 0330 %126.00028 %117.60018,9 %79.3809,1 %38.2208,4 %35.2802,1 %8.8203,5 %14.700Erwerber W 0530 %114.00028 %106.40018,9 %71.8209,1 %34.5808,4 %31.9202,1 %7.9803,5 %13.300ParkhöheErwerber W 0130 %150.00028 %140.00018,9 %94.5009,1 %45.5008,4 %42.0002,1 %10.5003,5 %17.500Erwerber W 0430 %135.00028 %126.00018,9 %85.0509,1 %40.9508,4 %37.8002,1 %9.4503,5 %15.750

Gesamtsumme1.750.000 €Fakturiert905.200 €905.200 €978.000 €davon bezahlt614.000 €Erreicht, nicht fakturiert94.500 €167.300 €94.500 €

• Bezahlt: Die Rechnung zur Rate ist bezahlt.
• Fakturiert: Die Rechnung ist gestellt, die Zahlung steht aus.
• Fällig: Das Zahlungsziel der Rechnung ist überschritten.
• Bautenstand erreicht: Die Rate ist erreicht und noch nicht abgerechnet.
• Offen: Der Bautenstand ist noch nicht erreicht.
• Voraussetzung fehlt: Eine MaBV-Voraussetzung wie die Auflassungsvormerkung fehlt; die Rate lässt sich nicht abrechnen.

So arbeiten Sie mit der Übersicht:

• Bautenstand für viele Verträge: Ein Klick auf den Spaltenkopf wählt diese Rate in allen angezeigten Verträgen. Den erreichten Bautenstand tragen Sie dann für alle in einem Schritt ein.
• Abrechnen im Stapel: Aus der Auswahl erstellt kanbau die Rechnungen für alle Raten, deren Voraussetzungen erfüllt sind. Sie entscheiden, ob die Rechnungen nur erstellt, gleich gebucht oder mit einer Druckvorlage gedruckt werden. Anschließend sehen Sie die neuen Rechnungen in einer Vorschau durch.
• Summen in der Fußzeile: Gesamtsumme, fakturiert, bezahlt, nicht bezahlt, erreicht und noch nicht fakturiert sowie nicht fakturierbar. Wählen Sie Felder aus, rechnen die Summen nur über diese Auswahl.
• Projekte, Suche, Export: Sie wählen mehrere Projekte aus; vorgeschlagen werden Projekte mit noch nicht abgerechneten oder unbezahlten Raten. Die Suche findet Erwerber, Vertrag, Einheit oder Rechnungsstatus, der Export geht nach Excel.

Die Spalten folgen der Nummer der Rate im Zahlungsplan. Haben Verträge unterschiedliche Pläne, zeigt der Prozentwert im Feld den Anteil des jeweiligen Vertrags. Wird eine Rate abgerechnet, während frühere Raten desselben Vertrags noch offen sind, nimmt die Rechnung diese mit; ihre Felder verweisen auf die spätere Rate. Die MaBV-Übersicht gehört zum Paket Advanced. Welche Voraussetzungen und Raten die MaBV vorgibt, fasst unser MaBV-Ratgeber für Bauträger zusammen.

Zusammenspiel mit Vertrieb, Liquidität und Buchhaltung

Der Verkaufsvertrag beginnt im Vertrieb: Interessent, Einheit und Reservierung kommen aus dem Immobilien-CRM. Nach dem Rechnungsversand ordnen Sie den Zahlungseingang über die abgerufenen Kontoumsätze der Rechnung zu; gebuchte Belege gehen über das Buchungsjournal an DATEV – mehr dazu unter Bau-Faktura.

Die Raten aus Verkaufsverträgen sind ein Baustein der Liquiditätsplanung. Der Weg dorthin führt über den Zahlungsplan des Projekts: Jede Position ist mit einem Vorgang des Bauzeitenplans gekoppelt, mit Anker (Beginn oder Ende des Vorgangs), Versatz in Tagen und einer Wahrscheinlichkeit. Neue Verkaufsverträge erben diese Angaben; Ratenzahlungspläne in den Stammdaten ordnen ihre Raten über einen Suchbegriff dem passenden Vorgang zu. Aus Vorgangstermin, Versatz und Zahlungsziel des Vertrags errechnet kanbau den erwarteten Zahlungseingang, die Prognose rechnet mit Betrag mal Wahrscheinlichkeit. Ist eine Rate abgerechnet, gilt im Cashflow die Ausgangsrechnung statt der Prognose. Ohne Kopplung nimmt kanbau den Notartermin plus eine Pauschale. Verschiebt sich ein Vorgang auf der Baustelle, zeigt sich das beim nächsten Aktualisieren im erwarteten Zahlungseingang.

Im Projektcontrolling stehen Kaufpreise und gebuchte Ausgangsrechnungen als Erlösquelle im Deckungsbeitrag zur Verfügung. Den gesamten Ablauf für Bauträger beschreibt die Seite Bauträgersoftware.

Für wen das Modul gedacht ist

Das Modul richtet sich an Bauträger, die Wohnungen und Häuser nach MaBV verkaufen, und an die kaufmännische Leitung, die Ratenabrufe, Rechnungen und Zahlungseingänge verantwortet. Je mehr Projekte und Käufer parallel laufen, desto mehr zählt, dass Voraussetzungen, Bautenstand und Rechnungsstellung an einer Stelle zusammenkommen. Verkaufsverträge gehören zum Standardumfang; MaBV-Übersicht mit Stapelabrechnung, Bauleiteraufstellung, die MaBV-Standarddruckvorlagen und der Druck als E-Rechnung setzen das Paket Advanced voraus. Die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu – Pakete und Preise anfragen.

Aus der Praxis

„Interessenten, Reservierungen und Verkäufe lassen sich nahtlos verknüpfen.“

Tobias Artmann, Prokurist der MFC Wohnbau GmbH, im Referenzinterview mit MFC Wohnbau.