Baukostenkontrolle nach DIN 276: Sie sehen die Überschreitung, bevor die Rechnung kommt

Kostenkontrolle, die aus der Projektarbeit entsteht

Kostenkontrolle scheitert selten an der Methode, sondern an verstreuten Zahlen: die Kalkulation in Excel, die Aufträge im Vertragsordner, die Rechnungen in der Buchhaltung. In kanbau läuft das in der Kostenübersicht des Projekts zusammen. Sie ist nach DIN 276 gegliedert und wird aus den Vorgängen gefüllt, die Ihr Team ohnehin bearbeitet. Im Schaubild oben sehen Sie das an Beispieldaten: Ein Nachtrag für die Fassade wird vergeben, und die Kostengruppe 330 kippt von einer Unterschreitung in eine Überschreitung.

1. Kostengliederung nach DIN 276

Grundlage ist eine Kostengruppenvorlage in den Stammdaten. kanbau bringt Vorlagen für DIN 276 und ÖNORM B 1801-1 mit; wer nach einer eigenen Nummernsystematik arbeitet, legt sie als weitere Vorlage an. Der KI-Assistent erstellt eine Vorlage aus einer Excel-, CSV- oder PDF-Datei oder aus einem Foto der bisherigen Kostengliederung.

Über die NORM teilen sich Kostengruppen, Gewerke und Kostenstellen dieselben Nummern. Kostenübersicht und DATEV-Export rechnen dadurch mit denselben Kostenstellen. Eine Rest-Kostengruppe fängt auf, was keiner Gruppe zugeordnet ist. Ändert sich die Vorlage, übernimmt „Mit Vorlage abgleichen“ neue Zeilen und Kontierungen in bestehende Kostenübersichten.

2. Planung je Kostengruppe

Die Planung tragen Sie je Kostengruppe direkt in die Übersicht ein. Eine vorhandene Kalkulation übernehmen Sie über „Importieren“ aus XLSX, CSV oder GAEB-XML: Sie ordnen Nummernfeld und Spalten zu, wählen, ob vorhandene Werte bleiben, nur leere Zellen gefüllt oder Werte überschrieben werden, und prüfen die Vorschau. Der Import setzt das Paket Advanced voraus.

Wird ein Einkaufsvertrag aus der Kostenübersicht angelegt, lässt sich Budget von der Kostengruppe auf den Vertrag verschieben. Jede Verschiebung steht im Protokoll der Zelle. Ob eine Kostengruppe dabei ins Minus laufen darf, legt eine Einstellung der Kostenübersicht fest.

3. Vergabe aus Einkaufsverträgen

Die Spalte Vergabe füllt kanbau aus den Einkaufsverträgen der Kostengruppe, einschließlich der Nachträge. Je Kostenübersicht legen Sie fest, welche Verträge zählen: nur gebuchte, gebuchte und geprüfte oder alle.

Daneben steht der Vergabegrad in Prozent. Ihn tragen Sie je Kostengruppe selbst ein; er sagt, ob eine Kostengruppe vollständig vergeben ist. Davon hängt die Prognose ab.

• Projekt Am Lindenhof mit Kostenübersicht nach DIN 276
• Planung aus Ihrer Kalkulation, erfasst oder importiert
• Vergabe aus Einkaufsverträgen inklusive Nachträgen
• Abrechnung aus gebuchten Eingangsrechnungen nach Abzügen und Skonto
• Zahlungsfluss aus den Zahlungen zu diesen Rechnungen
• Kostenübersicht je Kostengruppe, mit Prognose, Abweichung und Obligo als Formelspalten

4. Abrechnung, Zahlungen und Obligo

Die Abrechnung stammt aus gebuchten Eingangsrechnungen, gerechnet nach Abzügen und Skonto. Bei kumulierten Abschlagsrechnungen zählt je Vertrag die jüngste Rechnung, damit nichts doppelt erscheint. Rechnungen mit Vertrag folgen der Kostengruppe des Vertrags, Rechnungen ohne Vertrag ordnet kanbau über die Kostenstelle zu. Der Zahlungsfluss zeigt, was auf diese Rechnungen gezahlt wurde; bei §13b rechnet er netto, sonst brutto.

Aus Vergabe und Abrechnung ergibt sich das Obligo: beauftragte Leistung, die noch nicht abgerechnet ist. Es zeigt, welche Rechnungen aus bestehenden Aufträgen noch kommen.

• Vergabe: 1.692.000 € Einkaufsverträge einschließlich Nachtrag Fassade.
• Abgerechnet: − 905.000 € gebuchte Eingangsrechnungen nach Abzügen und Skonto.
• Obligo: 787.000 € beauftragt, aber noch nicht abgerechnet.

Die Zahlen sind Beispieldaten und passen zum Schaubild oben. In der Liquiditätsplanung gehen Verträge und Kalkulation als erwartete Abflüsse ein: Für Gewerke ohne Vertrag setzt der Cashflow die Differenz aus Kalkulation und Vergabe an.

5. Prognose und Abweichung zur Planung

Die Prognose sagt, wo eine Kostengruppe am Ende voraussichtlich landet. In der Vorlage DIN 276 rechnet sie so:

• Ist-Wert: der höhere Betrag aus Vergabe und Abrechnung.
• Vergabegrad 100 %: Die Prognose ist der Ist-Wert.
• Vergabegrad unter 100 %: Die Prognose ist der höhere Wert aus Ist-Wert und Planung. Solange noch Aufträge fehlen, rechnet kanbau also mindestens mit der Planung.
• Abweichung: Prognose minus Planung. Ein positiver Betrag ist eine Überschreitung.

Damit sehen Sie eine Überschreitung, sobald der Vertrag oder Nachtrag vergeben ist, nicht erst mit der Schlussrechnung. Im Beispiel liegt die Kostengruppe 330 vor dem Nachtrag 22.000 € unter der Planung. Mit dem Nachtrag über 74.000 € steigt die Vergabe auf 1.692.000 €, die Abweichung auf 52.000 € über der Planung, und auch die Summe des Projekts dreht ins Plus.

Prognose, Abweichung und Obligo sind Formelspalten der Vorlage, in der Übersicht an der Tilde (~) vor dem Titel zu erkennen. Sie passen die Formeln an oder ergänzen eigene Spalten. Formeln können auf Projektkennzahlen zugreifen, etwa die Grundstücksgröße aus der Grundstücksverwaltung, Wohnfläche, BGF oder BRI. So entsteht zum Beispiel eine Spalte für Kosten je Quadratmeter Wohnfläche. Ein Formelassistent erklärt jede Formel, und Sie können sie mit den echten Werten einer Zelle nachrechnen.

6. Versionsstände, Export und Controlling

Die Kostenübersicht rechnet auf einem gespeicherten Stand, damit alle über dieselben Zahlen sprechen. „Zahlen aktualisieren“ liest Einkaufsverträge, Eingangsrechnungen und Buchungen neu ein und summiert sie je Kostengruppe. Ihre manuellen Eingaben wie Planung, Vergabegrad und Kommentare bleiben erhalten. Wann zuletzt aktualisiert wurde, steht unter der Schaltfläche.

Für Stichtage wie Bankgespräch, Gesellschafterrunde oder Quartalsabschluss frieren Sie einen Versionsstand ein. Er lässt sich im Lesemodus öffnen. Im Projektcontrolling stellen Sie Versionsstände im Projektkostenvergleich gegenüber. Eine geschützte Kostenübersicht lässt sich weder ändern noch aktualisieren, bis sie wieder entsperrt ist.

Im Alltag helfen kleine Dinge:

• Ansichten: Die Vorlage legt Spaltenansichten fest, zum Beispiel „Controlling“. Leere Zeilen lassen sich ausblenden.
• Suche: Mit kg:300-399 grenzen Sie auf einen Bereich von Kostengruppen ein, mit kg:300-399 Estrich zusätzlich auf einen Begriff.
• Kommentare: Eine Zelle mit Kommentar trägt eine rote Marke. Kommentare bleiben beim Aktualisieren erhalten.
• Excel: Der Export folgt der aktuellen Ansicht und gibt die Kommentare mit aus.

Arbeiten mehrere Gesellschaften an einem Vorhaben, fasst eine konsolidierte Kostenübersicht die Projekte mit einem Anteil in Prozent zusammen (Paket Advanced).

Rechte und Sichtbarkeit

Nicht jeder im Team soll jede Zahl sehen. In der Benutzerverwaltung schränken Sie Benutzer auf Kostengruppen ein, in der Vorlage legen Sie fest, welche Kostengruppen und Spalten sichtbar sind. Die Bauleitung arbeitet so mit den Gewerken ihres Projekts, Geschäftsführung und Controlling sehen die ganze Übersicht. Excel-Export und Detailansicht folgen der eingeschränkten Ansicht; gerechnet wird immer über den vollständigen Datenbestand.

Was aus der Kostenübersicht weiterläuft

Die Spalten der Kostenübersicht speisen den Deckungsbeitrag und die Controlling-Berichte im Paket Advanced, die dynamischen Projektlisten und die Liquiditätsplanung. Einen Überblick über alle Bereiche finden Sie auf der Seite Bauträgersoftware.

Aus der Praxis

„Wir importieren unsere vorkalkulierten Budgets direkt ins System und haben dadurch eine tagesaktuelle, automatische Kostenüberwachung.“

Carina Eberhart von der Verticali GmbH & Co. KG, im Referenzinterview mit Verticali.

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