Zeiterfassung für Bauträger: Stunden auf Projekte erfassen, prüfen und abrechnen

Zeiterfassung, die zum Projekt gehört

Ein Bauträger mit eigenem Team will zwei Dinge wissen: Wie viel Zeit steckt in welchem Projekt – und welche Stunden lassen sich weiterberechnen, etwa an eine Objektgesellschaft oder einen Bauherrn. In kanbau bucht Ihr Team die Stunden deshalb dort, wo auch Verträge, Rechnungen und Kosten liegen: am Projekt. Stundenzettel in Excel, die am Monatsende abgetippt werden, entfallen.

Der Weg einer Stunde hat fünf Schritte:

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• Erfassen Wochenblatt, Erfassungszeile oder laufende Uhr.
• Zuordnen Projekt oder Tätigkeit, optional Kategorie und Leistung.
• Satz und Kosten ermittelt kanbau und hält sie am Eintrag fest.
• Auswerten Woche gegen Soll, Projekte und Mitarbeiter je Kalenderwoche.
• Abrechnen Abrechnungsvorschlag und Ausgangsrechnung.

1. Erfassen: Woche, Liste oder Uhr

Das Wochenblatt ist der Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters. Oben stehen sieben Tagessäulen mit Ist gegen Soll, daneben Summe, Saldo und – mit Berechtigung – der Betrag. Darunter folgen die Tage mit ihren Einträgen. Erfasst wird direkt in einer Zeile des Rasters: Von, Bis oder Dauer, Projekt, Tätigkeit, Leistung.

Wer lieber mitlaufen lässt, startet die Uhr. Sie läuft serverseitig weiter, auch wenn sich jemand abmeldet oder das Gerät wechselt. Eine vergessene Uhr beendet kanbau nach zwölf Stunden. Auf dem Smartphone erscheint die Woche als kompakte Ansicht. Daneben gibt es die Liste aller Einträge, mit Exportrecht auch als Excel-Datei.

Vorgesetzte erfassen auch für ihr Team: Wer im Personalstamm als Vorgesetzter eingetragen ist oder das erweiterte Recht der Zeiterfassung hat, wählt den Mitarbeiter aus.

2. Zuordnen: Projekt oder Tätigkeit

Pflicht sind Mitarbeiter, Dauer und ein Projekt oder eine Tätigkeit. Tätigkeiten wie „Bauleitung“ oder „Ausschreibung“ legen Sie in den Unternehmenseinstellungen an. Eine Tätigkeit ohne Projekt ist überall wählbar, mit Projekt erscheint sie nur dort. Kategorien sind optional und begrenzen, welche Tätigkeiten zur Auswahl stehen. Überschneidet sich ein Eintrag mit einem anderen desselben Mitarbeiters, weist kanbau ihn zurück.

3. Stundensatz und Kosten

Jeder Eintrag trägt zwei Sätze. Der Stundensatz ist die Außenseite: was dem Kunden berechnet wird. Der Kostensatz ist die Innenseite: was die Stunde Ihr Haus kostet. Er erscheint auf keiner Rechnung.

kanbau sucht den Stundensatz in fester Reihenfolge: zuerst in den Stundensätzen der Unternehmenseinstellungen, dann an der Tätigkeit, zuletzt im Mitarbeiterstamm. Ein Stundensatz gilt für einen Mitarbeiter, wahlweise eingeschränkt auf ein Projekt und einen Zeitraum. Passen mehrere, gewinnt der spezifischere:

• Mitarbeiter und Projekt schlägt alle anderen.
• Mitarbeiter allein schlägt einen Satz, der nur am Projekt hängt.
• Projekt allein gilt für alle Mitarbeiter in diesem Projekt.
• Ohne Einschränkung gilt für alles, wenn nichts Genaueres passt.

Bei gleichem Rang gewinnt der zuletzt begonnene Zeitraum, so setzt sich eine Satzerhöhung durch. Ein Abrechnungsanteil kürzt den Betrag, etwa auf 70 Prozent. Fehlt der Kostensatz, rechnet kanbau ihn aus den Gehaltsdaten: Jahreskosten aus Gehalt, Zusatz- und Mobilitätskosten, geteilt durch die Jahresstunden laut Arbeitskalender, abzüglich Urlaubsanspruch. Die Differenz der beiden Sätze ist der Deckungsbeitrag der Stunde:

• Stundensatz: 95,00 € berechnet an den Kunden.
• Kostensatz: − 58,00 € aus den Gehaltsdaten gerechnet.
• Deckungsbeitrag: 37,00 € je Stunde.

Satz und Kostensatz werden beim Speichern am Eintrag festgehalten. Ändern Sie später einen Satz, bleiben erfasste Zeiten unverändert. Wollen Sie die neuen Sätze übernehmen, ermitteln Sie sie für ausgewählte Einträge gezielt neu. Ohne jeden Stundensatz bleibt eine Zeit ohne Betrag und lässt sich nicht abrechnen.

4. Prüfen und auswerten

In der Nachbearbeitung prüft die Projektleitung oder die kaufmännische Leitung die Zeiten gruppiert, korrigiert per Sammelaktion und setzt sie auf „geprüft“. Ein Eintrag durchläuft die Stände offen, geprüft, abgerechnet und storniert. Abgerechnete Einträge lassen sich nicht mehr still ändern.

Die Auswertung ist eine Kreuztabelle: Projekte oder Mitarbeiter in den Zeilen, Kalenderwochen in den Spalten. Eine Soll- und eine Fehlzeitenzeile zeigen, ob die Stunden zum erwarteten Umfang passen. Stunden und Beträge sind getrennt freigegeben: Beträge sieht nur, wer Zugriff auf die Ausgangsrechnungen oder das erweiterte Recht der Zeiterfassung hat.

5. Zeiten abrechnen

„Zeiten abrechnen“ erstellt zuerst einen Abrechnungsvorschlag für Zeitraum und Projekt. Er zeigt Positionen, Stunden und Summe – und jede Zeit, die herausfällt, mit Grund: bereits abgerechnet, storniert, nicht abrechenbar, ohne Dauer oder ohne Stundensatz. Wie die Rechnungszeilen gebildet werden, legen Sie in den Unternehmenseinstellungen fest und können es je Abrechnung ändern:

• je Zeiteintrag mit Tag, Uhrzeit, Mitarbeiter und Leistung,
• je Projekt über den ganzen Zeitraum,
• je Projekt und Kategorie, etwa Rohbau und Ausbau getrennt,
• je Projekt, Kategorie und Tätigkeit,
• je Tag und Mitarbeiter, je Tag und Tätigkeit oder beides.

Unterschiedliche Stundensätze stehen immer in eigenen Zeilen. Eine Rechnung gehört zu genau einem Projekt. Die erzeugte Rechnung ist eine gewöhnliche Ausgangsrechnung mit Briefkopf, Nummernvergabe beim Buchen und Versand per E-Mail; die Stunden bleiben an der Rechnung einsehbar. Wird sie storniert, gibt kanbau die Zeiten wieder frei.

Fehlzeiten zählen mit

Die Zeiterfassung rechnet mit dem Soll aus dem Personalbereich. Die Wochenstunden des Mitarbeiters verteilen sich auf seine Arbeitstage. Feiertage aus dem Arbeitskalender senken das Soll des Tages, halbe Feiertage zur Hälfte. Genehmigte und eingetragene Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit senken es ebenfalls, halbe Tage zählen halb. Unbezahlter Urlaub dagegen senkt das Soll nicht.

Im Wochenblatt tragen diese Tage ein Kennzeichen, ein noch nicht entschiedener Antrag ist als solcher markiert. Der Saldo der Woche vergleicht das Ist mit diesem Soll. Wie Anträge, Urlaubskonto und Kalender funktionieren, beschreiben wir auf der Seite Urlaubs- und Fehlzeitenplanung. Personal und Fehlzeiten gehören zum Paket Advanced. Die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu – Pakete und Preise anfragen.

Einführung

Für den Start brauchen Sie drei Dinge: Ihre Tätigkeiten, die Stundensätze und die Verknüpfung der Benutzer mit ihren Mitarbeiterdatensätzen. Danach kann Ihr Team sofort erfassen. Gern zeigen wir Ihnen den Ablauf an einem Beispiel aus Ihrem Unternehmen – vereinbaren Sie einen Termin.