DocuWare und kanbau in beide Richtungen verbunden

Was die Integration leistet

DocuWare bleibt Ihr Archiv, kanbau übernimmt die kaufmännische Bearbeitung: Verträge, Rechnungsprüfung, Bürgschaften und Zahlungen. Weil beide Systeme dieselben Dokumente und Ordnungsbegriffe kennen, wird nichts doppelt erfasst.

So greifen DocuWare und kanbau im Alltag ineinander

DocuWare als Quelle im Posteingang

In kanbau laufen alle eingehenden Dokumente im Posteingang zusammen. DocuWare ist dort eine Quelle neben E-Mail-Konten, manuellem Upload und Scan-App. Dokumente, die kanbau aus DocuWare abruft, erscheinen im Postfach – mit Projektzuordnung, Labels und der Möglichkeit, sie mit Verträgen, Rechnungen oder Mängeln zu verknüpfen. Von dort verarbeiten Sie ein Dokument zur Eingangsrechnung weiter oder starten einen Workflow für die Rechnungsprüfung. Wie Postfächer, Boards und externe Prüfung zusammenspielen, beschreibt die Seite Workflows und Freigaben.

Rechnungen prüfen, Archiv vollständig halten

Die sachliche und rechnerische Prüfung findet in kanbau statt: mit Kumulierung bei Vertragsrechnungen, Abzügen und Einbehalten aus dem Einkaufsvertrag, Prüfverlauf und Buchungsprüfung. Stempel und Anmerkungen, die in DocuWare gesetzt wurden, sehen Sie dabei direkt am Beleg. Ist die Rechnung bearbeitet, schreibt kanbau das Ergebnis zurück in Ihr DMS. Den gesamten Weg einer Rechnung von der Erfassung bis zur Zahlung zeigt die Seite Belegbearbeitung und Rechnungsprüfung.

Bürgschaften aus DocuWare übernehmen

Neben Rechnungen übernimmt kanbau auch Bürgschaften aus DocuWare – eingehend wie ausgehend. In kanbau verwalten Sie sie mit Art, Betrag, Bürge, Ablaufdatum und Verknüpfung zum Projekt und zum Einkaufsvertrag; der Vertrag zeigt dann einen Hinweis auf vorhandene Bürgschaften.

Eigene Druckvorlagen im DMS

Bei Bedarf speichern Sie Ihre eigenen Druckvorlagen aus kanbau direkt in DocuWare und verwenden sie dort für bestimmte Belegarten.

Stammdaten für die Verschlagwortung

Damit Indexfelder in DocuWare mit denselben Werten arbeiten wie kanbau, exportiert kanbau Stammdaten nach DocuWare. Ordnungsbegriffe müssen so nicht in beiden Systemen von Hand gepflegt werden.

Einrichtung

Sie hinterlegen in den Unternehmens-Einstellungen von kanbau den Zugang zu Ihrer bestehenden DocuWare-Installation. kanbau synchronisiert daraufhin die Archivstruktur und listet Dialoge, Archive und Felder auf, die Sie mit den Feldern in kanbau verknüpfen. Sie können beliebig viele DocuWare-Installationen anbinden – das passt zu Bauträgern und Projektentwicklern mit mehreren Gesellschaften oder komplexen Projektlandschaften. Eigene Entwicklungsarbeit an Schnittstellen entfällt, Ihre Datenstruktur in DocuWare bleibt erhalten.

Voraussetzungen und Paket

Die DocuWare-Anbindung ist Teil des Pakets Advanced; die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu (Pakete und Preise anfragen). Sie benötigen eine bestehende DocuWare-Installation und einen Zugang, den Sie in kanbau hinterlegen. Weitere Anbindungen – von DATEV über E-Rechnung bis zu Webhooks und REST – finden Sie in der Übersicht der Schnittstellen.

Mehr Hintergrund zur Integration lesen Sie in unserem Beitrag zur DocuWare-Integration.

Genannte Produktnamen sind Marken der jeweiligen Inhaber.