Eingangsrechnungen prüfen, freigeben und an DATEV übergeben

So läuft eine Eingangsrechnung in kanbau

Für Bauträger ist die Eingangsrechnung meist eine Abschlagsrechnung eines Nachunternehmers zu einem Einkaufsvertrag. kanbau führt sie in fünf Schritten vom Eingang bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Jede Rechnung gehört zu einem Projekt; mit Vertragsbezug folgt sie der Kostengruppe des Vertrags und landet nach dem Buchen in der Kostenübersicht.

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• Eingang Postfach, Upload oder E-Rechnung.
• Erfassen Daten vorausgefüllt, Sie bestätigen.
• Zuordnen Projekt, Einkaufsvertrag und Absender.
• Prüfen und freigeben Status geprüft, Workflow und externe Prüfung.
• Anweisen SEPA-Datei oder Online-Überweisung.
• Buchen Buchungsjournal an DATEV.

1. Die Rechnung kommt rein und ist erfasst

Rechnungen erreichen kanbau über das Postfach, als Upload, aus einer Kontobewegung oder per CSV-Import. E-Rechnungen im Format XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD/Factur-X liest kanbau direkt aus, PDF-Rechnungen und Scans erkennt die KI. Belegnummer, Beleg- und Fälligkeitsdatum, Beträge, Steuersatz, Absender, Projekt und ein Skontobetrag sind danach vorausgefüllt. Den Absender gleicht kanbau mit Ihren Adressen ab, über Name, E-Mail und Ort und sonst über die IBAN. Ist die Belegnummer bereits erfasst, warnt kanbau. Sie prüfen die Vorschläge und legen die Rechnung an. Rechnungserkennung und E-Rechnungsübernahme werden nutzungsabhängig abgerechnet; die Konditionen nennt die Preisliste, die wir Ihnen gern zusenden (Preisliste anfragen).

2. Zuordnung zum Einkaufsvertrag und kumulierte Abrechnung

Mit der Wahl des Einkaufsvertrags übernimmt die Rechnung Absender, Projekt, Steuersatz, die Einstellung nach §13b UStG und die vertraglichen Abzüge. Das Rechnungsblatt zeigt Hauptauftrag, gebuchte Nachträge, Gesamtauftrag, Leistungsstand und Restauftrag. Wie Verträge und Nachträge angelegt werden, beschreibt das Vertragsmanagement.

Abschlagsrechnungen rechnet kanbau kumuliert. Kumuliert heißt: Jeder Abschlag wird über die gesamte bisher geprüfte Leistung des Vertrags gerechnet, und davon geht ab, was in früheren Abschlägen schon abgerechnet ist. In der Standard-Kumulierung nennt der Nachunternehmer die Leistung dieses Abschlags, kanbau addiert die bisher geprüften Abschläge hinzu. Bei „Nach Leistungsstand“ nennt die Rechnung gleich die Gesamtleistung bis heute. Daneben gibt es „Einzel trotz Vertrag“, „Vorauszahlung“ und „Gewährleistung“ für Rechnungen, die nicht in die Kette gehören. Die Schlussrechnung kennzeichnen Sie an der Rechnung.

• Leistungsstand bis heute: 226.100 € geprüfte Leistung aus dem 1. bis 3. Abschlag, nach Einbehalten.
• Bisher abgerechnet: 135.660 € Summe nach Abzügen aus dem 1. und 2. Abschlag.
• Dieser Abschlag: 90.440 € die Differenz, vor Skonto.

3. Abzüge werden bis zum Zahlbetrag gerechnet

Die Summenrechnung beginnt bei der Belegsumme. Die Prüfsumme ist der Betrag, den Sie nach der Prüfung anerkennen. Davon gehen Nachlass und Mängeleinbehalte aus dem Mängelmanagement ab, dann die vertraglichen Abzüge: Standardabzug, Versicherung, Sicherheitseinbehalt und Gewährleistungseinbehalt. Der Sicherheitseinbehalt sichert die Vertragserfüllung und gilt in der Regel bei jedem Abschlag außer der Schlussrechnung; der Gewährleistungseinbehalt gilt in der Regel nur bei der Schlussrechnung. Je Abzug legen Sie fest, ob er immer, außer bei der Schlussrechnung, nur bei der Schlussrechnung oder nie gilt.

Hinzu kommen manuelle Abzüge, die Verrechnung von Vorauszahlungen und Rückerstattungen. Skonto rechnet kanbau aus der Zahlungskondition mit der Frist ab Eingangsdatum; ein fester Skontobetrag ist möglich. Bauabzugsteuer zieht kanbau nur ab, wenn für den Nachunternehmer keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt; die Freistellung prüfen Sie direkt aus kanbau online beim Bundeszentralamt für Steuern (Advanced). Bei Rechnungen nach §13b UStG schulden Sie die Umsatzsteuer selbst, der Zahlbetrag ist dann netto. Eine Gegenverrechnung mit anderen Eingangsrechnungen und gebuchte Mahngebühren schließen die Rechnung ab.

• Summe geprüft, 1. bis 3. Abschlag: 238.000 € kumulierte Prüfsumme.
• Sicherheitseinbehalt: − 11.900 € aus dem Einkaufsvertrag.
• Bisher abgerechnet: − 135.660 € 1. und 2. Abschlag nach Abzügen.
• Skonto: − 1.808,80 € bei Zahlung innerhalb der Frist.
• Zahlbetrag: 88.631,20 € fällig zum Zahlungsziel.

4. Prüfung und Freigabe im Workflow

Eine Eingangsrechnung durchläuft die Status offen, geprüft und gebucht. Mehrstufige Freigaben bilden Sie mit Workflows und Freigaben ab, zum Beispiel mit den Stufen Rechnung prüfen, Bankverbindung prüfen und Rechnung anweisen; Regeln können sich auf den Betrag beziehen. Bauleiter oder Architekten prüfen ohne eigenes kanbau-Konto per Link und Einmalcode an ihre E-Mail-Adresse: Bis zu zehn externe Prüfer sind je Rechnung möglich, mit Frist und auf Wunsch mit Stempel (Advanced). Ihr Ergebnis steht im Prüfverlauf der Rechnung. Vor dem Buchen prüft kanbau die Pflichtangaben, die Sie in den Unternehmenseinstellungen festlegen, und führt über „Zum Feld“ an die fehlende Stelle.

5. Zahlen, buchen, an DATEV übergeben

Mit „Beleg anweisen“ erzeugt kanbau eine SEPA-Datei, auch gesammelt für mehrere Rechnungen, oder führt eine Online-Überweisung aus. Abgerufene Kontoumsätze werden der Rechnung zugeordnet. Die Kontierung schlägt kanbau aus dem Vertrag, der Adresse, dem Projekt oder der letzten Rechnung des Absenders vor. Gebuchte Belege landen im Buchungsjournal, das Sie an DATEV übergeben; der Steuerberater lädt es je Mandant im Datenraum herunter.

Was offen ist, erscheint zum Fälligkeitsdatum in der Liquiditätsplanung, bezahlte Beträge als Ist. Rechnungen ohne Vertrag lassen sich auf mehrere Projekte aufteilen, Kostenstellen setzen Sie je Position. Wiederkehrende Kosten erfassen Sie als Dauerrechnungen (Advanced).

Aus der Praxis

„Sehr stark die Belegbearbeitung, also Eingangs- und Ausgangsrechnungen.“

Tobias Artmann, Prokurist der MFC Wohnbau GmbH, auf die Frage nach den am intensivsten genutzten Funktionen, im Referenzinterview mit MFC Wohnbau.

„Wir haben für die kaufmännischen Prozesse (vorbereitende Buchhaltung, Abrechnung und Kostenübersicht) eine ganzheitliche Softwarelösung gesucht und auch diese mit kanbau gefunden.“

Koray K. von der OAKWOOD REAL ESTATE GmbH, im Referenzinterview mit OAKWOOD REAL ESTATE.

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